Wil je als sportvereniging personeel aannemen, dan moet je op onderstaande zaken letten.

Aanmelden als werkgever bij de belastingdienst

Neem je voor het eerst personeel in dienst, dan moet je je als werkgever aanmelden bij de belastingdienst. Dit kan via het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever. Daarop krijg je een loonheffingennummer dat je nodig hebt om aangifte loonheffingen te doen

De loonheffingen bestaan uit loonbelasting, premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Na het aanmelden als werkgever bij de belastingdienst ben je inhoudingsplichtig. Dit betekent dat je een loonadministratie bij moet houden met daarin de gegevens van de werknemer. Ook ben je verantwoordelijk voor de afdracht van premies.

Sollicitatieprocedure

Tijdens een sollicitatiegesprek mag je als werkgever alleen vragen stellen die relevant zijn voor de functie waarop de werknemer solliciteert.

Het is verboden te vragen naar godsdienst, politieke gezindheid, levensovertuiging, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid en burgerlijke staat. Dit volgt uit Artikel 1 van de Grondwet waar in staat dat discriminatie verboden is. Ook mag je niet naar privézaken, gezondheid, zwangerschap bijvoorbeeld ziekteverzuim bij een vorige werkgever vragen.

Wat wel mag, is vaststellen of de sollicitant geschikt is voor de functie. Hierbij kun je denken aan vragen als: ‘Als barmedewerker in onze kantine moet je een aantal uren achter elkaar staand werken. Kun je dat volhouden?’ of ‘Als scheidsrechter moet je tijdens de duur van de hockeywedstrijden veel over het veld rennen. Ben je hiertoe in staat?’

Medische keuring

Een medische keuring mag alleen onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure als het voor de functie noodzakelijk is dat de werknemer aan bijzondere medische eisen voldoet. Ook moet in de vacature staan dat werknemers voor de baan een medische keuring ondergaan moeten. Meer info hierover vind je in de Wet op de medische keuringen.

Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

In de sportsector werkt personeel vaak met kwetsbare groepen, zoals minderjarigen of mensen met een beperking. Om de veiligheid van deze groepen te vergroten, is het belangrijk dat de medewerkers van je sportvereniging een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben.

Een VOG is een verklaring van het ministerie van Veiligheid en Justitie waaruit blijkt dat iemand geen strafblad heeft of dat het strafblad geen bezwaar vormt voor het uitoefenen van een bepaalde functie. Meer informatie over het aanvragen van een VOG vind je hier.

Uiteraard kun je toekomstig personeel ook screenen door contact op te nemen met de referenties van de sollicitant.

Identiteit controleren

Als werkgever ben je verplicht de identiteit van je werknemers te controleren. Dit doe je in drie stappen. Je controleert het originele identiteitsbewijs voor de werknemer in dienst komt op echtheid en geldigheid (verificatieplicht), bewaart een kopie ervan in je administratie (bewaarplicht) en wijst de werknemer erop tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich te dragen (zorgplicht).

Salarisspecificatie

Als werkgever ben je verplicht je werknemer een salarisspecificatie (ook wel loonstrookje genoemd) te geven. Dit is een schriftelijk overzicht van wat hij/zij in een betalingsperiode verdiend heeft.

Veel sportverenigingen besteden de salarisadministratie uit. In dat geval levert een salarisadministrateur de specificaties aan, die je vervolgens doorstuurt aan je werknemers. Tegenwoordig worden salarisspecificaties bijna altijd per e-mail verzonden. Hierbij geldt wel dat je daar instemming van de werknemer voor dient te hebben.