Hoofdstuk 1.9 Stappenplan oprichten vereniging

Bij het oprichten van een nieuwe vereniging komen veel dingen kijken. Hieronder vind je een checklist die helpt bij het oprichten van een eigen vereniging, met vervolgens de stappen één voor één uitgewerkt.

Stap 1: Vóór de oprichting

• A. Win informatie in bij de sportbond en/of gemeente
• B. Voer een haalbaarheidsonderzoek uit
• C. Vorm een voorlopig bestuur
• D. Maak een tijds- en beleidsplan
• E. Zoek financieringsmogelijkheden
• F. Vind een geschikte accommodatie
• G. Interesseer potentiële leden voor kaderfuncties

Stap 2: Taken voor het voorlopig bestuur

• A. Houd een oprichtingsvergadering
• B. Stel statuten op en leg deze bij notariële akte vast
• C. Roep de eerste algemene ledenvergadering bijeen
• D. Meld de vereniging aan bij de sportbond
• E. Overleg regelmatig met de gemeente en/of landelijke sportbond

Stap 3: De vereniging bestaat, hoe nu verder?

• A. Verstrek regelmatig informatie aan de (potentiële) leden
• B. Zorg voor een goede organisatorische opbouw van de vereniging

Uitwerking stappen

Stap 1 Voor de oprichting

A. Informatie inwinnen
Ga na of er al verenigingen voor dezelfde tak van sport bestaan in jouw regio. Dit kunnen de afdeling sport van jouw gemeente en de landelijke bond van de sport waarin je een vereniging wil oprichten je vertellen. Deze instanties kunnen ook aangeven of er eventueel accommodaties beschikbaar zijn, of en zo ja welke subsidiemogelijkheden er beschikbaar zijn voor jouw vereniging. Deze informatie neem je vervolgens mee in je haalbaarheidsonderzoek.

B. Haalbaarheidsonderzoek
Met een haalbaarheidsonderzoek ga je na of er voldoende belangstelling bestaat voor een dergelijke vereniging: willen genoeg mensen lid worden? Ook ga je na of mogelijk accommodatie beschikbaar is, of een dergelijke vereniging ook financieel haalbaar is, of er al een vergelijkbaar sportaanbod is, etc.

C. Voorlopig bestuur
Er dient een vaste kern van mensen te worden gevormd die allerlei opstartwerkzaamheden gaat uitvoeren. Die kern noemen we het voorlopig bestuur. Het voorlopig bestuur is ook aanspreekpunt voor derden zoals potentiële (kader)leden, de gemeente, andere verenigingen, etc.

Maak van de meer formele besprekingen van het voorlopig bestuur alvast verslagen en afsprakenlijsten zodat iedereen weet wie wat moet doen en wat er wanneer is afgesproken. Dit is vooral belangrijk omdat je als opstartende vereniging nog geen volledige rechtsbevoegdheid hebt. De vereniging in oprichting heeft immers nog geen in een notariële akte opgenomen statuten en is nog niet ingeschreven in het handelsregister.

D. Tijds- en beleidsplan
Als uit het haalbaarheidsonderzoek blijkt dat er voldoende mensen genoeg belangstelling hebben voor de op te richten sportvereniging, kun je een tijds- en beleidsplan maken. Dit plan bevat een opsomming van alle zaken die je wilt realiseren en de termijn waarbinnen je ze wil realiseren. Er staat bijvoorbeeld in wanneer de begroting voor het eerste jaar af is, wanneer het secretariaat en de administratie zijn opgezet, wanneer de vereniging over een eigen bankrekening kan beschikken, etc. Het tijdsplan werkt als een to-do lijst; in het beleidsplan geef je aan welke doelen je nastreeft en hoe je die doelen wilt realiseren.

E. Financiering
Zonder geld kun je geen vereniging oprichten. Daarom moet het voorlopige bestuur op zoek naar financiële middelen. Soms wordt ten onrechte verondersteld dat subsidies de makkelijkste bron van inkomsten zijn. Maar in het beste geval geven gemeenten alleen directe subsidie voor de oprichtingskosten en zullen andere kosten op een andere manier moeten worden voldaan. Denk hierbij aan mogelijke sponsoren en donaties. De belangrijkste inkomstenbron van verenigingen is meestal contributie van leden.

F. Accommodatie
Het vinden van een geschikte accommodatie is vaak lastiger dan vooraf verwacht. In de praktijk blijkt dat er binnen de bestaande accommodatieverdeling van een gemeente weinig ruimte is voor nieuwkomers, zeker niet op aantrekkelijke tijdstippen. Overleg daarom in een vroeg stadium hierover met je gemeente, aangezien die vaak eigenaar is van veel sportaccommodaties. Bij sommige sporten kan de gemeente je niet helpen en zul je accommodatie bij andere verenigingen of bedrijven moeten zoeken.

G. Kaderleden werven
Als het voorlopig bestuur van start gaat, komt zij al spoedig tot de ontdekking dat het runnen van een vereniging veel vrijwilligerstijd vergt. Ga daarom snel op zoek naar potentiële kaderleden en ook alvast naar vrijwilligers voor functies die in het oprichtingstraject nog niet nodig zijn, zoals trainers, teambegeleiders, etc.

Als je stap 1 zonder al te veel tegenslagen hebt afgerond, ben je klaar voor stap 2 waarin veel formele zaken moeten worden geregeld.

Stap 2 Taken voor het voorlopig bestuur

A. Oprichtingsvergadering
Voor het oprichten van een vereniging is het noodzakelijk dat een oprichtingsvergadering wordt gehouden. Je hebt daar, wettelijk gezien, minimaal twee personen voor nodig. Toch is het verstandig om niet met slechts twee personen een vereniging op te richten. Zorg ervoor dat zoveel mogelijk potentiële leden aan de oprichtingsvergadering deelnemen. Houd een presentielijst bij en maak notulen.

De oprichtingsvergadering bespreekt de plannen en begroting van de initiatiefnemers van de vereniging. Verder neemt de vergadering het officiële besluit de vereniging op te richten, waarbij wordt aangegeven welk doel de vereniging nastreeft en welke naam de vereniging krijgt.

Een oprichtingsvergadering is ook bedoeld om een bestuur te kiezen. Tijdens de vergadering worden kandidaten voorgedragen en gekozen. Je dient in ieder geval een voorzitter, secretaris en penningmeester te benoemen. Deze functies hoeven overigens niet bij drie verschillende mensen te liggen. Het bestuur krijgt tijdens de vergadering de opdracht om statuten te formuleren, waarna tot slot wordt bepaald op welke datum de eerste algemene ledenvergadering plaats zal vinden.

B. Statuten
De statuten, die volgens de wet in het Nederlands opgesteld moeten worden, bepalen in grote lijnen het doen en laten van de vereniging. In de statuten mag je in feite alles regelen wat je belangrijk vindt, maar een aantal zaken zijn wettelijk geregeld. Het opstellen van statuten is een lastig karwei, de notaris kan daarbij behulpzaam zijn. Door NOC*NSF beschikbaar gestelde modelstatuten vind je hier. De meeste landelijke sportbonden hebben op hun tak van sport toegesneden conceptstatuten.

C. Algemene ledenvergadering
De eerste algemene ledenvergadering is van essentieel belang. Tijdens deze vergadering worden namelijk de statuten van de vereniging door de leden goedgekeurd. Vervolgens leg je deze goedgekeurde statuten voor aan de notaris, die ze opneemt in een officiële akte.

Naast de goedkeuring van de statuten, wordt de eerste algemene ledenvergadering ook gebruikt om commissies binnen de vereniging op te richten, voor de goedkeuring van de begroting en voor andere reguliere bestuurszaken. Van de notariële akte moet vervolgens een gewaarmerkte kopie worden gedeponeerd in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Als dat is afgerond, bestaat je sportvereniging pas echt.

D. Aanmelden bij een sportbond
Als je sportvereniging officieel bestaat, kun je je aanmelden bij een sportbond. De sportbond speelt een belangrijke rol bij het beoefenen van sport in clubverband. De bond organiseert namelijk competities, zorgt voor opleidingen, behartigt de belangen van de leden, is verantwoordelijk voor de nationale teams en heeft veelal een collectieve verzekering voor de leden afgesloten. Aansluiting hierbij is dus van groot belang. De eisen die sportbonden stellen aan nieuwe verenigingen verschillen per tak van sport.

E. Overleg plannen
Regelmatig overleg met belangrijke organisaties in de directe omgeving van de vereniging is belangrijk. Niet alleen om de zakelijke kant (leveranciers, onderhoud, etc.), maar ook om informatie in te winnen (bij de bond, gemeente, andere verenigingen, lokale bundeling of sportloket, etc.). Daarnaast draagt regelmatig overleg bij aan een goede samenwerking met onder andere de gemeente en sportverenigingen in hetzelfde park of accommodatie.

Stap 3 De vereniging bestaat, hoe nu verder?

A. Informatieverstrekking
Als vereniging heb je de verplichting om eens per jaar een algemene ledenvergadering te houden. Toch doe je er, vooral als beginnende vereniging, goed aan om (kader)leden vaker te informeren. Zowel over de ontwikkelingen binnen de vereniging als over ontwikkelingen van buiten die invloed hebben op de vereniging.

Aangezien iedereen nieuw is binnen de vereniging, zul je een gezamenlijk verenigingsgevoel moeten creëren. Daarom is het in de beginperiode erg belangrijk aandacht te besteden aan de interne communicatie. Denk hierbij niet alleen aan een mailinglijst of clubblad, maar ook aan de communicatie tussen commissies, werkgroepen, bestuur en individuele leden. Neem hier als oprichter het voortouw in.

B. Interne organisatie
De interne organisatie is van cruciaal belang voor een goede verenigingsopbouw. Maak daarom goede afspraken over taak- en functieverdeling. Het principe is simpel: zorg er voor dat iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt, welke kennis en vaardigheden daarvoor nodig zijn en wie waarvoor verantwoordelijkheid draagt.

Stel ook een beleidsplan op over de wijze waarop met vrijwilligers wordt omgegaan en wat van elkaar verwacht mag worden. Sportbonden zijn veelal bereid om hierbij te helpen.