Hoofdstuk 1.5 De algemene ledenvergadering (ALV)

De algemene ledenvergadering (ALV) is een orgaan van de vereniging dat, zoals de naam al doet vermoeden, uit alle leden van de vereniging bestaat.

De algemene ledenvergadering is niet openbaar en alleen toegankelijk voor leden en personen die daar statutair het recht toe is gegeven. De voorzitter kan (ad hoc) besluiten om niet-leden toe te laten tot de vergadering.

Rangorde algemene ledenvergadering en bestuur

De algemene ledenvergadering is niet het hoogste orgaan binnen de vereniging, maar, als het goed functioneert, wel het orgaan met de meeste macht.

Het bestuur moet naar eigen inzicht kunnen besturen, zonder met handen en voeten gebonden te zijn aan de algemene ledenvergadering. Echter, als het bestuur niet luistert naar de algemene ledenvergadering, kan het bestuur ontslagen worden door de algemene ledenvergadering (tenzij dit instrument statutair aan een ander orgaan is gegeven).

Wettelijk (artikel 2:40 lid 1 BW) is vastgelegd dat aan de algemene ledenvergadering alle bevoegdheden toekomen, die niet door de wet of statuten aan een ander orgaan van de vereniging zijn opgedragen.

Minimaal één ALV per jaar 

De algemene ledenvergadering moet volgens de wet minimaal één keer per jaar bijeengeroepen worden en plaatsvinden. Op die ALV wordt het jaarverslag gepresenteerd; het bestuur legt dan verantwoording af.

Zo vaak als nodig een ALV

Naast die ene wettelijk verplichte algemene ledenvergadering kunnen er nog meer plaatsvinden.

De wet bepaalt dat het bestuur de ALV bijeenroept zo vaak als het bestuur dit wenselijk vindt of daartoe verplicht is op grond van de wet of de statuten.

Statutair kun je als sportvereniging bijvoorbeeld vastleggen dat je twee keer per jaar een algemene ledenvergadering hebt. Ook kan statutair worden bepaald dat recht om de ALV bijeen te roepen aan een ander orgaan wordt toegekend, zoals de raad van commissarissen.

Bijeenroepen ALV

Vrijwel altijd wordt er bij de bijeenroeping van de ALV een agenda meegestuurd, waarop alle te behandelen punten zijn genoemd. Zo kan ieder lid de afweging maken om al dan niet aanwezig te zijn bij de vergadering.

Het bijeenroepen kan schriftelijk of digitaal (als daarmee is ingestemd door de leden of dit statutair is vastgelegd).

Bijeenroepen ALV door leden

Daarnaast is wettelijk vastgelegd (artikel 2:42 lid 2 BW) dat de leden van de vereniging zelf ook het recht hebben om een algemene ledenvergadering bijeen te laten roepen.

Hier is 10% (of minder als dit statutair is vastgelegd) van het totaal aantal stemgerechtigden tijdens de ALV voor nodig: “Op schriftelijk verzoek van ten minste een zodanig aantal leden of afgevaardigden als bevoegd is tot het uitbrengen van een tiende gedeelte der stemmen in de algemene vergadering of van een zoveel geringer aantal als bij de statuten is bepaald, is het bestuur verplicht tot het bijeenroepen van een algemene vergadering op een termijn van niet langer dan vier weken na indiening van het verzoek.”

Besluitvorming

In de algemene ledenvergadering wordt gestemd over allerlei besluiten. Dit houdt niet veel meer in dan dat de voorzitter een onderwerp ter stemming aandraagt en de leden voor of tegen kunnen stemmen. Normaal gesproken wordt beslist bij gewone meerderheid van stemmen (oftewel: de helft van het totaal aantal uitgebrachte stemmen plus één).

Digitale ALV

In het verleden werden algemene ledenvergaderingen altijd fysiek gehouden. Het was een avond in het clubhuis of een speciaal daarvoor afgehuurde zaal, waar alle leden mochten verschijnen. De hedendaagse techniek maakt het echter mogelijk om een ALV ook digitaal te laten plaatsvinden.

In principe is een digitale algemene ledenvergadering enkel mogelijk als de statuten dit toestaan. Echter, in 2020 is een corona-spoedwet in werking getreden die iedere vereniging de mogelijkheid biedt de ALV digitaal te houden, ook als de statuten van de vereniging die mogelijkheid niet boden.

Belangrijke aandachtspunten bij een digitale ALV zijn:

• Adequate techniek (als die faalt, moet de vergadering opnieuw);
• Vastleggen/opnemen van de gehele algemene ledenvergadering voor latere verificatie;
• Elektronische stembiljetten met two-factor authenticatie vooraf aan leden toezenden of stemmen via een aparte stemtool;
• Administratie van stemcodes opzetten en bijhouden, volmachten digitaal mogelijk maken.

NOC*NSF heeft in 2020 een stappenplan opgezet voor het houden van een online algemene ledenvergadering, toegespitst op de corona-pandemie.

Stemrecht

Hoewel een verenigingslid maar één keer lid kan zijn, kunnen bepaalde verenigingsleden wel een meervoudig stemrecht hebben. Hun stem weegt dan zwaarder dan die van andere leden. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan de oprichters van de vereniging, die een extra stem krijgen.

Wat in de praktijk vaak gebeurt, is dat aspirant-leden en minderjarige leden geen stemrecht hebben in de ALV. In de wet is echter nergens vastgelegd dat dit mag. Je kunt er als sportvereniging wél voor kiezen om in de statuten op te nemen dat het stemrecht van een lid pas na een half jaar van toepassing is. Daarmee ontneem je aspirant-leden het stemrecht niet; je verbindt alleen een voorwaarde aan het stemrecht en laat het daarmee op een later moment ingaan.

Stemrecht van geschorste leden

Wettelijk is vastgelegd (artikel 2:38 lid 1 BW) dat alle leden die niet geschorst zijn, toegang tot de algemene ledenvergadering hebben en daar ook stemrecht hebben. Is een lid geschorst, dan heeft dit lid geen stemrecht. Hij/ zij mag overigens wel aanwezig zijn tijdens de algemene ledenvergadering waarin de schorsing wordt besproken!