Notariële akte

Een stichting moet, net als de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid, worden opgericht bij notariële akte. Het woord ‘stichting’ moet zijn opgenomen in de naam.

Verder worden in de notariële akte onder meer de statuten van de stichting opgenomen.

Statuten

De statuten kun je zien als het reglement van de stichting. Het zijn regels met interne werking, waar het bestuur van de stichting zich aan dient te houden.

Alle handelingen die namens de stichting door het bestuur worden verricht, moeten gebaseerd zijn op de statuten of op de wet. Veel wettelijke bepalingen die voor een stichting gelden, zijn van regelend recht. Dat houdt in dat een vereniging statutair van deze bepalingen mag afwijken.

In de wet worden, naast de bepalingen over oprichting en inschrijving, onder andere regels gegeven voor de bevoegdheden van bestuur, vertegenwoordiging, statutenwijziging en ontbinding. Van deze regels zijn afwijkingen alleen mogelijk als dat uit de wet zelf blijkt. Statuten van een stichting kunnen daarom (net als bij een sportvereniging) bepalingen bevatten:

  • Die door de wet zijn voorgeschreven;
  • Die afwijken van wettelijke bepalingen;
  • Die van buiten de organisatie zijn opgelegd;
  • Die andere zaken regelen.

Minimumeisen aan statuten

De statuten van een stichting moeten wettelijk gezien (artikel 2:286 BW) in ieder geval de volgende punten bevatten:

  • De naam van de stichting (met het woord stichting erin!);
  • De gemeente waarin de stichting haar zetel heeft (woonplaats);
  • Het doel van de stichting;
  • De wijze van benoeming en ontslag van de bestuurders;

De bestemming van het overschot na vereffening van de stichting in geval van ontbinding, of de wijze waarop de bestemming zal worden vastgesteld.

Veelvoorkomende bepalingen in de statuten

Daarnaast worden ook vaak de volgende zaken opgenomen in de statuten van een stichting:

  • De verplichtingen en bevoegdheden van het bestuur;
  • De vertegenwoordigers van de stichting en hun beperkingen en bevoegdheden;
  • Of de stichting bevoegd is tot het verkrijgen, vervreemden en bezwaren van registergoederen;
  • Of de stichting bevoegd is overeenkomsten aan te gaan waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt, of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt.

Als de statuten geen uitsluitsel geven, dan is de wet van toepassing. Het spreekt voor zich dat de wettelijke bepalingen vrij algemeen zijn. Dat kan voor onduidelijkheid en administratieve rompslomp zorgen. Probeer daarom je statuten zo helder mogelijk op te (laten) stellen.

Conceptstatuten stichting

Om sportverenigingen kosten te besparen heeft NOC*NSF conceptstatuten voor een stichting beschikbaar die aangesloten verenigingen als voorbeeld kunnen gebruiken.

De notariële akte met de statuten moet vervolgens worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel, onder opgaaf van de naam en woonplaats van de oprichter(s) van de stichting. Pas als daaraan is voldaan, zijn de oprichters en bestuurders niet meer aansprakelijk voor de rechtshandelingen die zij namens de stichting verrichten en hebben verricht.

Wijzigen van statuten

Het wijzigen van de statuten van een stichting kan alléén als de mogelijkheid daartoe in de statuten (bij oprichting van de stichting) is geboden.

Dat betekent dus: ófwel zeer volledige statuten opnemen die rekening houden met allerlei toekomstige omstandigheden, ófwel wel deze mogelijkheid bij oprichting in de statuten opnemen. Een wijziging van de statuten moet in een notariële akte worden vastgelegd.

Uitzondering op wettelijke bepaling over het wijzigen van de statutenq
Op de wettelijke bepaling (artikel 2:293 BW) dat de statuten enkel kunnen worden gewijzigd als dat statutair is vastgelegd, bestaat overigens wel één uitzondering, opgenomen in artikel 2:294 BW:

Indien ongewijzigde handhaving van de statuten zou leiden tot gevolgen, die bij de oprichting redelijkerwijze niet kunnen zijn gewild, en de statuten de mogelijkheid van wijziging niet voorzien of zij die tot wijziging de bevoegdheid hebben, zulks nalaten, kan de rechtbank op verzoek van een oprichter, het bestuur of het openbaar ministerie de statuten wijzigen.

De rechtbank wijkt daarbij zo min mogelijk van de bestaande statuten af; indien wijziging van het doel noodzakelijk is, wijst zij een doel aan dat aan het bestaande verwant is. Met inachtneming van het vorenstaande is de rechtbank bevoegd, zo nodig, de statuten op andere wijze te wijzigen dan is verzocht.

Huishoudelijk reglement

Een sportstichting kan, net als een sportvereniging, een huishoudelijk reglement hebben waarin alledaagse zaken en regels zijn opgenomen. Voordeel hiervan is dat dit huishoudelijk reglement op eenvoudige wijze kan worden aangepast.

Kamer van Koophandel

De stichting moet worden ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Wanneer de stichting niet of niet juist is ingeschreven, zijn de bestuurders die de stichting vertegenwoordigen, persoonlijk naast de stichting aansprakelijk.

Daarom moeten afgetreden bestuurders ook uit het register worden uitgeschreven. Als deze ex-bestuursleden daarna nog rechtshandelingen in naam van de stichting verrichten, is de stichting hier niet meer voor aansprakelijk. Als zij echter per vergissing ingeschreven blijven, liggen de zaken heel anders! Het is dus van belang ervoor te zorgen dat alle gegevens van een stichting en haar vertegenwoordigingsbevoegde personen correct in het handelsregister staan.

Voor het wijzigen van gegevens zijn speciale formulieren beschikbaar via de website van de Kamer van Koophandel.

UBO-register

Sinds 2020 is iedere stichting verplicht om de personen die zeggenschap hebben in te schrijven in het zogenoemde UBO-register. UBO staat voor Ultimate Beneficiary Owner, oftewel de uiteindelijke belanghebbende. Het doel van de inschrijving is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit.

Ook jouw stichting moet er dus voor zorgen dat het bestuur wordt ingeschreven in dit register. Zie voor meer informatie over het UBO-register de website van de Rijksoverheid.