Iedere vereniging dient statuten te hebben. Deze statuten bevatten de grondregels van de vereniging. Alle handelingen die namens de vereniging worden verricht, moeten gebaseerd zijn op de wet of op regels die in de statuten zijn opgenomen. Denk daarbij ook aan allerlei bepalingen over de wijze waarop de vereniging georganiseerd is. Zo staat erin omschreven wie er lid mag worden, welke personen bevoegd zijn om de vereniging te vertegenwoordigen en hoe deze personen worden benoemd. 

Veel wettelijke bepalingen die voor een vereniging gelden, zijn van regelend recht. Dat houdt in dat een vereniging statutair van deze bepalingen mag afwijken. 

Wettelijke eisen aan statuten 

De statuten van een sportvereniging moeten wettelijk gezien (zie artikel 2:27 BW) in ieder geval de volgende punten bevatten:  

  • de naam van de vereniging en de gemeente in Nederland waar zij gevestigd is; 
  • het doel en de wijze waarop de doelstelling bereikt wordt door de vereniging; 
  • de verplichtingen die de leden hebben tegenover de vereniging, of de wijze waarop deze verplichtingen kunnen worden opgelegd; 
  • de wijze van bijeenroeping van de algemene ledenvergadering;  de wijze van benoeming en ontslag van bestuurders;  
  • de wijze van ontbinding en de bestemming van het vermogen van de vereniging in geval van ontbinding of de wijze waarop de bestemming zal worden vastgesteld. 

Eigen invulling statuten door de vereniging 

Daarnaast worden onderstaande punten ook vaak opgenomen in de statuten: 

  • bepalingen over de rechten en belangen van leden (oftewel: heeft ieder lid dezelfde rechten en belangen of zijn er verschillende soorten leden?); 
    de oprichters van de vereniging; 
  • hoe iemand lid kan worden en hoe het lidmaatschap eindigt (oftewel: een uitwerking van de verplichtingen die de leden hebben tegenover de vereniging); 
  • omschrijving van de andere organen van de vereniging en hun taken en bevoegdheden (bijvoorbeeld de raad van commissarissen of raad van toezicht); 
  • bepaling waar zaken, die niet in de statuten zijn opgenomen, kunnen worden teruggevonden (oftewel: een verwijzing naar het huishoudelijk reglement). 

Voorbeeldstatuten 

Om een startende sportvereniging kosten te besparen, hebben veel sportbonden (en ook NOC*NSF) voorbeeldstatuten beschikbaar die aangesloten verenigingen als voorbeeld kunnen gebruiken. Informeer bij jouw eigen bond of dit het geval is, dat kan namelijk behoorlijk wat werk schelen. 

Rol van de notaris bij het opstellen en wijzigen van statuten 

Zoals hierboven aangegeven, moeten de statuten van de vereniging in een notariële akte worden opgenomen. De notaris speelt daarmee een belangrijke rol bij het verkrijgen van volledige rechtsbevoegdheid van sportverenigingen. Zo zal de notaris de bij oprichtingsvergadering goedgekeurde statuten toetsen aan de geldende wetgeving en vervolgens in de notariële akte opnemen.  

De notaris is ervoor verantwoordelijk dat de statuten aan de wettelijke eisen voldoen. Je doet er als oprichters van een vereniging (onder meer vanuit financieel oogpunt) goed aan om, voordat je naar de notaris gaat, zoveel mogelijk de statuten zelf op te stellen en in te vullen. De notaris kan dan met die opzet aan de gang. 

Niet alleen bij oprichting moeten de statuten in een notariële akte worden vastgelegd. Indien de statuten tussentijds worden gewijzigd na een algemene ledenvergadering, dan moet hiervoor ook een notariële akte worden opgesteld.

Volledigheid van de statuten 

Het is aan te raden de statuten voor jouw sportvereniging zo volledig mogelijk te maken en als startende vereniging met meerdere scenario’s rekening te houden. Op veel punten laat de wet ruimte over om in de statuten af te wijken van wettelijke bepalingen. Daarmee kan dus een groot deel van de interne huishouding zelf worden bepaald.  

Als de statuten geen uitsluitsel geven, dan is de wet van toepassing. De wettelijke bepalingen zijn uiteraard vrij algemeen en niet toegespitst op een sportvereniging. Dat kan voor onduidelijkheid en administratieve rompslomp zorgen. Probeer daarom je statuten zo helder mogelijk op te (laten) stellen. 

Wijzigen van de statuten 

Statuten zijn niet in beton gegoten. Bij de oprichting van de vereniging worden ze voor het eerst opgesteld, maar daarna kunnen ze (mits in lijn met de wet) worden aangepast.  

Het wijzigen van de statuten gebeurt door de algemene ledenvergadering. De wet bepaalt dat er voor een statutenwijziging ten minste tweederde van het uitgebrachte aantal stemmen tijdens de algemene ledenvergadering nodig is. Maar, van die bepaling kan bij de statuten worden afgeweken. Zowel naar onder (bijvoorbeeld bij de helft van de stemmen is een voorstel tot statutenwijziging aangenomen) als naar boven toe (90% van de aanwezige leden moet instemmen). 

De mogelijkheid om de statuten te wijzigen tijdens de algemene ledenvergadering mag niet volledig worden uitgesloten. Dat betekent dat er altijd een statutenwijziging kan plaatsvinden als alle leden op de algemene ledenvergadering aanwezig zijn en unaniem instemmen met de wijziging. In de praktijk komt het overigens niet vaak voor dat wijziging van de statuten van een vereniging ernstig wordt bemoeilijkt. 

Als er sprake is van wijziging van de statuten, dan moet de algemene ledenvergadering daartoe een uitdrukkelijk besluit nemen. Omdat de statuten zijn vastgelegd in een notariële akte, zal vervolgens de notaris de wijziging in een nieuwe notariële akte moeten vastleggen. Het in de eerste plaats een algemene ledenvergadering organiseren en vervolgens een notaris inschakelen is tijdrovend. Ook brengt het brengt kosten mee die je als vereniging liever aan de sport besteedt.

Huishoudelijk reglement 

Aangezien het wijzigen van de statuten tijdrovend en kostbaar is, is het niet verstandig alle verenigingsinterne afspraken in de statuten op te nemen. De meeste sportverenigingen hebben daarom naast statuten ook een huishoudelijk reglement.  

In zekere zin is het huishoudelijk reglement een praktische uitwerking van de statuten. Het voordeel van een huishoudelijk reglement is dat het een goed overzicht kan geven van de interne afspraken. Ook is het eenvoudiger om het huishoudelijk reglement tijdens de algemene ledenvergadering te wijzigen; je hoeft daarna niet meer naar een notaris om de wijzigingen vast te laten leggen. 

Een huishoudelijk reglement voorkomt ook dat de statuten onnodig complex en onoverzichtelijk worden. Het huishoudelijk reglement mag nooit in strijd zijn met de statuten en de wet, en is ondergeschikt daaraan. 

Meerdere huishoudelijke reglementen

Het is ook mogelijk dat verschillende huishoudelijke reglementen worden opgesteld, bijvoorbeeld een reglement voor een commissie van beroep of voor andere commissies waarin de bevoegdheden, verantwoordelijkheden en procedures zijn vastgelegd. Ook huisregels voor de kantine kunnen in een eenvoudig huishoudelijk reglement worden neergelegd.