Hoofdstuk 6.2 Taken van de voorzitter
Zoals aangegeven heeft de voorzitter slechts een paar wettelijke taken. De meeste voorzitterstaken zijn vrij in te delen door de vereniging.
Wettelijke voorzitterstaken
Wettelijk zijn de volgende taken vastgelegd, waar in de statuten van de vereniging kan worden afgeweken:
- erop toezien dat de algemene ledenvergadering tijdig bijeengeroepen wordt;
- voorzitten van de algemene ledenvergadering;
- erop toezien dat er een deugdelijke notulering en verslaglegging van bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering plaatsvindt;
- het voeren van een deugdelijke administratie (dit wordt vaak aan de secretaris toevertrouwd, maar wettelijk gezien is het gehele bestuur, en dus ook de voorzitter, hier verantwoordelijk voor);
- het vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten toe;
- het besturen van de vereniging.
Algemene voorzitterstaken
Normaal gesproken heeft een voorzitter van het bestuur van de vereniging vaak de volgende taken:
- voorzitten tijdens de vergadering van het bestuur;
- vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten (o.a. in gesprekken met bonden, gemeentes en andere verenigingen);
- intern aanspreekpunt van de vereniging;
- overlegpartner van commissies en werkgroepen;
- voeren van functioneringsgesprekken met overige bestuursleden en commissieleden;
- verantwoordelijk voor het inwinnen van advies en ondersteuning van derden;
- invullen van alle taken die niet bij een andere bestuurder of orgaan van de vereniging liggen.
Dit is geen limitatieve opsomming. Ook verschilt bij elke vereniging de invulling van voorzitter. In een kleine vereniging zal een voorzitter meestal meer taken op zich nemen dan bij een grote vereniging die meer commissies en werkgroepen heeft.
Voorzitten van de algemene ledenvergadering
Wettelijk gezien moet een vereniging minimaal éénmaal per jaar, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, een algemene ledenvergadering (ALV) uitschrijven. Het is de taak van de voorzitter en de secretaris om erop toe te zien dat dit gebeurt.
In artikel 2:38 BW is bepaald dat de voorzitter van het bestuur ook optreedt als voorzitter van de algemene ledenvergadering, tenzij de statuten anders bepalen. De voorzitter dient ervoor zorg te dragen dat de ALV tijdig en ordentelijk plaatsvindt en alle noodzakelijke besluiten correct, tijdig en op de juiste wijze worden genomen en vastgelegd.
Als tijdens een ALV mondeling wordt gestemd, is het de taak van de voorzitter de stemmen te tellen en in de notulen te laten vastleggen hoe de stemming is verlopen. Als de voorzitter vervolgens de uitslag van de stemming mededeelt dan staat die vast, tenzij er op dat moment bezwaar tegen wordt gemaakt.t
Vervanging voorzitter
Mocht er een conflict zijn tussen de voorzitter en de vereniging, dan kan de algemene ledenvergadering ervoor kiezen een plaatsvervangende voorzitter aan te stellen. Een vereniging doet er goed aan dit bij voorbaat in de statuten op te nemen, anders moet het als agendapunt tijdens de ALV worden behandeld, met de voorzitter nog 'aan het roer'.