Het bestuur is volgens de wet (artikel 2:48 BW) verplicht om tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering de balans en staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring voor te leggen. Daarnaast dient het bestuur rekening en verantwoording af te leggen over de gang van zaken en het gevoerde beleid binnen de vereniging in het voorgaande jaar.

Aan bovengenoemde verplichting kan deels worden voldaan door het presenteren van een jaarverslag met jaarrekening. Het jaarverslag (en daarmee de jaarrekening) moet worden ondertekend door alle bestuurders en, indien aanwezig binnen de vereniging, alle commissarissen. Ontbreekt een handtekening, dan moet daar een verklaring voor worden opgenomen.

Jaarverslag

In het jaarverslag wordt de gang van zaken binnen de vereniging toegelicht. Je informeert er als sportvereniging jouw leden mee. Dit jaarverslag hoeft geen dik boekwerk te zijn; vaak zijn enkele pagina’s meer dan voldoende.

Voor het opmaken van een jaarverslag doe je er als bestuur goed aan alle notulen, beleidsnota’s en verslagen van het afgelopen verenigingsjaar te bundelen en als opzet te gebruiken. In die stukken is immers vastgelegd wat er gedurende het jaar van belang was.

Inhoud van het jaarverslag

In een korte inleiding som je alle belangrijke gebeurtenissen van het afgelopen jaar op. Daarna volgt een overzicht van de organisatiestructuur, inclusief een rapportage van de commissies binnen de vereniging en het bestuur. Vervolgens volgt een samenvatting van wat er tijdens de algemene ledenvergadering(en) in het afgelopen jaar is besproken en besloten.

Het jaarverslag hoeft niet alleen zakelijk relevante informatie te bevatten, integendeel. Je kunt er ook een overzicht van alle activiteiten in het afgelopen jaar aan toevoegen en alvast een vooruitblik geven op het volgende verenigingsjaar.

Jaarrekening

De jaarrekening is een onderdeel van het jaarverslag. Het bevat de balans en de staat van baten en lasten (resultatenrekening) met een toelichting. Doel van een jaarrekening is het inzicht bieden in de financiële positie van de vereniging. Niet alleen de verenigingsleden zelf, ook sponsoren en subsidieverstrekkers zullen mogelijk behoefte hebben aan de cijfers van jouw sportvereniging, voordat ze gelden toekennen. Alleen al om die reden is het van groot belang dat de jaarrekening volledig is en klopt.

Om de juistheid van de jaarrekening waarborgen schrijft de wet voor dat de jaarrekening voorzien is van een accountantsverklaring, of is gecontroleerd door een kascommissie. Die kascommissie moet bestaan uit ten minste twee leden, die allebei niet in het bestuur mogen zitten.

De kascommissie brengt bij de algemene ledenvergadering verslag uit over hun bevindingen ten aanzien van de jaarrekening. Voor het opstellen van dat verslag heeft de kascommissie toegang tot alle relevante documenten van het bestuur en dient het bestuur alle noodzakelijke inlichtingen te verschaffen.

Kascommissie

De kascommissie, door de wet ook wel ‘commissie van onderzoek’ genoemd, controleert de administratie van de penningmeester en doet daarvan verslag aan het bestuur en de algemene ledenvergadering. Deze controle gebeurt eenmaal per jaar, voor de algemene ledenvergadering. Leden van de kascommissie moeten dus voldoende kennis van de materie hebben om de financiële situatie en gang van zaken te kunnen beoordelen.

Van de penningmeester van de vereniging wordt verwacht dat hij/zij de leden van de kascommissie begeleidt. Het mag echter niet zo zijn dat de penningmeester vertelt wat de kascommissie precies moet doen. Het nut van de controlezaak wordt dan twijfelachtig. De kascommissie zal daarom enige basiskennis van boekhouden moeten hebben zodat ze een volwaardige gesprekspartner van de penningmeester is.

De wet stelt als eis dat de kascommissie uit minimaal twee door de algemene ledenvergadering benoemde en niet tot het bestuur behorende leden bestaat. Daarnaast bestaat de mogelijkheid als vereniging eisen te stellen op het gebied van onafhankelijkheid en deskundigheid. Deze eisen kunnen eventueel statutair vastgelegd worden. Het is ook mogelijk de kascommissie bij te laten staan door een externe deskundige.

Taken en bevoegdheden van de kascommissie

De belangrijkste taak van de kascommissie is het beoordelen van de jaarrekening (LINK NAAR STUKJE JAARREKENING). Vaak stelt het bestuur een reglement voor de kascommissie op zodat zij dit onderzoek zo goed mogelijk kan verrichten. Let op: dit reglement dient een leidraad te zijn, het mag de kascommissie niet beperken in haar functioneren.

Lidmaatschap van de kascommissie houdt meer in dan het natellen van het geld in kas en het narekenen van tellingen, die door de penningmeester gemaakt zijn. De commissie verricht een volledig onderzoek, zodat er volledig beeld komt van de balans en de exploitatierekening. Hiervoor moet ze toegang krijgen tot alle boeken, bescheiden en notulen van de vereniging. De commissie kan overigens geen wijzigingen aanbrengen in de jaarstukken; het blijft bij advies uitbrengen.

Als de kascommissie de boeken in orde bevindt, doet de zij de aanbeveling om de penningmeester (en de overige bestuursleden) te dechargeren voor het gevoerde financiële beleid. Uiteindelijk beslist de algemene ledenvergadering of het advies van de kascommissie wordt gevolgd.

De taken van de kascommissie op een rij:

  • Controle van de financiële administratie van de vereniging;
  • Rapport uitbrengen aan de algemene ledenvergadering;
  • Advies uitbrengen inzake vaststelling balans en exploitatierekening;
  • Advies uitbrengen aan bestuur en algemene ledenvergadering over financiële vraagstukken.

Vrijstelling kleine rechtspersonen 

Sportverenigingen die aan minimaal twee van de onderstaande voorwaarden voldoen, worden aangemerkt als kleine rechtspersoon: 

Een balans van minder dan € 6.000.000,-; 
Een netto-omzet van minder dan € 12.000.000,-; 
Een gemiddeld aantal werknemers van minder dan 50. 
In de regel geldt dit voor veel sportverenigingen.  

Voordeel van de aanmerking als kleine rechtspersoon, is dat je op grond van de wet van vrijstellingen gebruik kan maken en aan een eenvoudige(re) regelgeving hoeft te voldoen ten aanzien van de jaarrekening. Een accountant of boekhouder kan je hier alles over vertellen.