Veelgestelde vragen DDI

De doorontwikkeling van de data-infrastructuur dient de volgende twee doelen:

1. Betrouwbare basisgegevens; Het verhogen van de betrouwbaarheid van basisgegevens tot een minimaal betrouwbaarheidsniveau. Dit realiseren we door aangeleverde gegevens uitgebreider te toetsen aan vooraf bepaalde kwaliteitseisen en bonden vervolgens te helpen de kwaliteit van de gegevens te verhogen indien niet voldaan wordt aan de gestelde eisen.
2. Relevante inzichten; Het omzetten van deze gegevens in (meer) relevante en meer betrouwbare inzichten die strategisch beleid ondersteunen en belangrijke beslissingen mogelijk maken. Denk hierbij aan in inzichten in in- en uitstroomcijfers of toekomstprognoses qua ledenontwikkeling.

Het verhogen van de betrouwbaarheid van de basisgegevens en het uitbreiden van relevante inzichten doordat er meer (basis)gegevens aangeleverd worden, leidt tot een duidelijk en betrouwbaar beeld van de sportwereld. Middels dashboards en verrijkte gegevenssets worden deze inzichten toegankelijk gemaakt voor alle sportbonden. 

Spelen er bij jouw bond ook vragen als: 'Hoeveel in- en uitstroom is er binnen mijn bond? En hoe verhoudt zich dit toch andere bonden?', 'Wat zijn richting de toekomst de verwachtingen qua ledenontwikkeling?' en 'Hoe gaat het met mijn verenigingen?'. Op deze vragen krijg je antwoorden als je als bond gegevens uitwisselt met NOC*NSF. Een van de belangrijkste doelen van het project is namelijk bonden waardevolle inzichten leveren. In twee artikelen lees je waarom de KNHB en BridgeBond mee doen en wat zij doen met de inzichten die het hen oplevert.

Daarnaast gaat deze doorontwikkeling sportbonden verder ontzorgen middels het verder automatiseren van de uitwisseling van gegevens (en vervangt de huidige KISS aanlevering) en helpt het sportbonden bij het omhoog brengen van de kwaliteit van hun eigen gegevens.

Deze nieuwe manier van de aanlevering zal de huidige KISS-aanlevering vervangen. Positief, want voor veel bonden is het aanleveren van de KISS-gegevens op dit moment een drempel. Om de overgang van de huidige KISS aanlevering en de nieuwe manier van aanleveren (volgens de beoogde gegevenssystematiek) zorgvuldig te laten verlopen, zullen beide gegevensstromen tijdelijk parallel aan elkaar lopen. Alle bonden moeten uiterlijk 31 december 2026 de gegevens (ook) op de nieuwe manier gaan aanleveren.

Belangrijk: Met door de doorontwikkeling van de datainfrastructuur willen we een verbeterslag maken op de betrouwbaarheid en kwaliteit van de inzichten die voortkomen uit de aangeleverde KISS-gegevens. De criteria om een lidmaatschap mee te tellen als lid ten behoeve van de basisfinanciering blijven onveranderd (zoals vastgesteld in 2023).

In een afsprakenkader staat vastgelegd welke afspraken er zijn gemaakt en wat wel en niet de taken en verantwoordelijkheden zijn van zowel de sportbonden als van NOC*NSF. De volgende onderwerpen zijn onderdeel van het afsprakenkader:

• Opslag van de KISS-gegevens,
• Verwerking van de KISS-gegevens,
• Gebruik van de inzichten voortkomend uit de KISS-gegevens,
• Procedure voor het aanpassen en/of aanvullen de vereiste KISS-gegevens,
• Toezicht op de naleving van de gemaakte afspraken.

Tot en met 2026 draagt NOC*NSF de kosten die verbonden zijn aan het kunnen voldoen aan de nieuwe afspraken. Het gaat hierbij om de volgende kosten:

• Kosten behorende bij het realiseren van de automatische koppeling.
• Kosten voor de kwaliteitstoets.
• Kosten voor eventuele ondersteuning en trainingen.
• Kosten voor het beheer van de koppelingen, de gegevensopslag en de gegevensanalyse.

Aangezien alle bonden eind 2026 de gegevens op de nieuwe manier aanleveren, wordt 2027 wordt gezien als overgangsjaar waarin alle trainingen en ondersteuning nog beschikbaar zijn en er beperkt budget is om eventuele laatste bonden nog te voorzien van een automatische koppeling.

Vanaf 2028 draagt NOC*NSF alleen nog de kosten voor het beheer van de koppelingen, de gegevensopslag en de gegevensanalyse. Kosten voor eventuele ondersteuning en trainingen komen dan voor rekening van de sportbond.

N.B. Als sportbond dien je zelf te zorgen voor het hebben van de aan te leveren gegevens. Heb je als sportbond nog niet alle aan te leveren gegevens inzichtelijk en/of besluit je als sportbond hiervoor gebruik te gaan maken van een (ander) ledenadministratiesysteem dan zijn deze kosten voor de bond zelf.

• 2025; In 2025 worden de laatste voorbereidingen getroffen en de eerste sportbonden (deelnemers uit de Proof of Concept fase) aangesloten op de automatische (API) koppeling.
• 2026: geldt daarmee als overgangsperiode. Ggedurende dit jaar worden gefaseerd de voorbereidingen getroffen enworden alle sportbonden met een ledenadministratiesysteem in verschillende fases aangesloten op de automatische (API) koppeling en meegenomen in het hele ondersteuningstraject. Alle bonden moeten vanaf dit moment de vereiste gegevens op de nieuwe manier gaan aanleveren.
• 2027: Per 1 januari 2027 zijn alle bonden aangesloten met een ledenadministratiesysteem op de automatische (API) koppeling en wordt bekeken op welke vlakken er nog (extra) ondersteuning benodigd is. Dit is het laatste jaar waarin de KISS aanlevering op de oude manier plaatsvindt. 

Bovenstaande betekent dat in de overgangsperiode tussen de mei AV 2025 en de laatste KISS aanlevering in 2027, de huidige KISS aanlevering en de nieuwe manier van aanleveren (volgens de beoogde gegevenssystematiek) tijdelijk parallel aan elkaar lopen.

De data die uitgewisseld gaan worden is slechts een beperkte hoeveelheid gegevens op het gebied van lidmaatschappen, sportaanbieders en sportlocaties.  Een volledig overzicht van welke gegevens aangeleverd moet worden, vind je in de notitie die te downloaden is op deze pagina.

In de gegevensuitwisseling wordt uiteraard rekening gehouden met alle wettelijke regels rondom privacy richtlijnen. Het hele proces is hier uitgebreid op getoetst door een pricacy officer.

Om tijdrovende handmatige acties bij bonden te voorkomen, zetten we in op geautomatiseerd proces. Dit betekent dat NOC*NSF de benodigde gegevens maandelijks ophaalt bij alle bonden door middel van een automatische koppeling (API). 

Een tweede mogelijkheid is het handmatig uploaden van de benodigde gegevens in de NOC*NSF Portal.

De gegevens die uitgewisseld worden via de automatische koppeling (API), worden maandelijks op de eerste van de maand opgehaald.

Voor de handmatige aanlevering via de Portal geldt een minimale frequentie van eens per jaar.

De handmatige aanlevering kan via de NOC*NSF Portal door het uploaden van CSV-bestanden. Een bondsmedewerker kan op elk gewenst moment (maar in ieder geval één keer per jaar) de benodigde CSV-bestanden (‘sportaanbieders’, ‘accommodaties’ en ‘lidmaatschappen’) uploaden.

Bij het maken van de API om de automatische uitwisseling te realiseren, kan NOC*NSF bonden desgewenst (volledig) ontzorgen door:

• Een duidelijke specificatie aan te leveren voor koppeling qua format en qua definities / inhoud;
• Direct te schakelen met medewerkers van het ledenadministratiesysteem om API-koppeling op te zetten;
• Financiële kosten voor het realiseren van de API-koppeling worden door NOC*NSF betaald. 

Alle gegevens worden door NOC*NSF centraal opgeslagen binnen het Datawarehouse dat specifiek hiervoor is ingericht. Dit Datawarehouse draait op servers in Europa.

Om informatie eenduidig te interpreteren, zijn gemeenschappelijke definities nodig die binnen de keten van NOC*NSF en bonden overeenkomen (bijvoorbeeld wat een ‘sportaanbieder’ definieert of een ‘persoonslid van een sportaanbieder’). Deze overkoepelende definities zorgen voor een uniforme verwerking en vergelijking van gegevens tussen bonden (en ook wat er juist niet met elkaar vergeleken kan worden).

Nee dit is niet nodig. Een ketendefinitie vervangt niet de eigen definitie van een bond en is ook geen mening, aanname of regel. Het is een algemene beschrijving die verschillende, specifieke definities die binnen bonden gelden, samenvat binnen een bepaalde context. Dit maakt het mogelijk om uitspraken te doen over een set gegevens die samengesteld is uit gegevens van verschillende bonden. Een ketendefinitie ontstaat niet van de een op de andere dag, maar wordt naarmate er meer bonden bevraagd zijn, steeds sterker.

Er zijn drie belangrijke aspecten die de betrouwbaarheid van gegevens kunnen verhogen. Dat zijn:

1. Het opbouwen van ketenmodellen: het opstellen van ketendefinities zodat goed beschreven welke gegevens worden bedoeld     
2. Het meten van de technische kwaliteit middels data-profiling: het meten van de mate van volledigheid, accuratesse en actualiteit (en eventueel andere waarden) zien van de aangeleverde gegevensset
3. De inrichting van de data-governance: inrichting van beheerrollen over de gegevens binnen de organisatie.

Op al deze drie zaken zetten we in om er voor te zorgen dat we met elkaar gegevens uitwisselen die van hoge kwaliteit zijn.

Om bonden te ondersteunen bij het verhogen van de technische kwaliteit van de gegevens, worden door NOC*NSF allereerst ketendefinities opgesteld, zodat er een goede beschrijving is van welke gegevens aangeleverd moeten worden.

Voor het verhogen van de technische kwaliteit van de gegevens en een goede inrichting van de data-governance binnen de bond, worden door NOC*NSF trainingen ontwikkeld om bonden hier (waar nodig) verder in op te leiden.

Daarnaast worden door NOC*NSF datastewards beschikbaar gesteld die bonden kunnen helpen bij het verhogen van de technische kwaliteit op basis van de uitkomsten van de kwaliteitstoets.

Een volledig overzicht van welke ondersteuning er beschikbaar is, vind je in de notitie op deze pagina.

Overall gezien geven de verkregen inzichten je de mogelijkheid om het (strategisch) beleid van jouw bond te baseren op trends en ontwikkelingen. Tevens kunnen deze inzichten het makkelijker maken om bepaalde beslissingen te nemen. Zo geeft de KNHB aan dat ze de focuspunten en focusdoelgroepen van hun beleid voor een groot deel bepalen op basis van toe- of afnemende ledenaantallen, een afname van de instroom of juist een toenemende uitstroom in bepaalde leeftijdscategorieën. Meer hierover lees je hier.

Daarnaast maakt meer inzicht het mogelijk om de beschikbare tijd en geld efficiënter in te zetten. Zo geeft de BridgeBond aan dat de inzichten laten zien op welke doelgroepen hun accountmanager zich het best kan richten. Meer hierover lees je in dit artikel.

Door NOC*NSF worden generieke dashboards gebouwd, waarin het uiteraard mogelijk is om sportspecifieke informatie op te halen. Deze dashboards worden jaarlijks doorontwikkeld op basis van de feedback die we van bonden ontvangen.

Het is niet mogelijk om NOC*NSF een dashboard te laten bouwen dat enkel beschikbaar is voor jouw bond.

Sportbonden krijgen toegang tot drie dashboards met betrekking tot de volgende onderwerpen:

1. In-, uitstroom en netto groei dashboard; Inzicht in welke leden blijven of vertrekken en wat de netto groei is op verenigingsniveau en bondsniveau.
2. Sportclub dashboard; Inzicht in de vitaliteit van de (aangesloten) sportclubs en afname van de (eigen) sportclubs van services.
3. Sportmarktpotentieel en toekomstprognose dashboard; Informatie over de veranderende sportmarkt o.b.v. veranderende demografie (toekomstprognose), wat helpt om strategische beslissingen te nemen richting de toekomst. Voor een aantal bonden wordt naast toekomstprognose ook het sportmarktpotentieel inzichtelijk gemaakt.
   

Naast toegang tot de dashboards is het ook mogelijk om de ruwe verrijkte gegevens te krijgen.

Om bonden te ondersteunen bij het daadwerkelijk gebruiken van de dashboards/inzichten uit de dashboards ondersteunt NOC*NSF op twee manieren: 

• Beschikbaar stellen voorbeeld implementatieplan om de dashboards te integreren in hun dagelijkse werkzaamheden.
• Verzorgen van trainingen om inzichten te gebruiken binnen de bond (bijvoorbeeld als basis voor de strategie of beleid) en richting sportclubs (bijvoorbeeld om hen te ondersteunen). 

Voor beide zaken geldt dat bonden hier gebruik van kunnen maken, maar uiteraard hiertoe niet verplicht zijn. Uitzondering hierop zijn de inzichten vanuit het dashboard ‘sportmarktpotentieel en prognoses’. Als bonden gebruik willen maken van dit dashboard, dan moet de training gevolgd worden vanwege de benodigde kennis en de juiste interpretatie van de getoonde informatie. 

Een volledig overzicht van welke ondersteuning er beschikbaar is, vind je in de notitie op deze pagina.