Privacyverklaring Kennis en Informatiesysteem Sport

Laatste update: augustus 2025

Inleiding

Op deze pagina informeert de vereniging Nederlands Olympisch Comité * Nederlandse Sport Federatie (hierna: “NOC*NSF”) mede namens haar leden, de Nederlandse sportbonden, jou over de wijze waarop er wordt omgegaan met persoonsgegevens van leden die worden verkregen via het Kennis en Informatiesysteem Sport. Als je wilt weten welke sportbonden lid zijn van NOC*NSF, dan kan je hier het overzicht bekijken.

NOC*NSF en de sportbonden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het Kennis- en Informatiesysteem voor de Sport. In de Algemene Vergadering van NOC*NSF hebben NOC*NSF en de sportbonden hierover afspraken gemaakt en vastgelegd in het Reglement Kennis en Informatiesysteem Sport.

NOC*NSF en de sportbonden hebben er bewust voor gekozen om één centrale privacypagina te gebruiken op de website van NOC*NSF. Op die manier is alle informatie op één plek te vinden en blijft de informatievoorziening goed afgestemd. Sportbonden kunnen in hun eigen privacyverklaring naar deze centrale pagina doorverwijzen. Eventuele wijzigingen zijn altijd zichtbaar op deze centrale pagina.

We zorgen ervoor dat persoonsgegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld. Wij verwerken jouw gegevens niet zonder reden en alleen omdat we de gegevens nodig hebben voor specifieke doeleinden. Op deze pagina leggen we uit welke gegevens we in Kennis en Informatiesysteem Sport verwerken, voor welke doeleinden, hoe en voor hoe lang we de gegevens bewaren en wat jij kan doen als je vragen of klachten hebt. 

Wat is het Kennis en Informatiesysteem Sport?

Het Kennis- en Informatiesysteem voor de Sport, kortweg KISS, is een centrale database waarin informatie wordt verzameld over sportdeelname in Nederland. Dit systeem wordt gebruikt door NOC*NSF en de sportbonden om een beter beeld te krijgen van hoeveel mensen sporten, bij welke verenigingen ze actief zijn en hoe de sport zich ontwikkelt. KISS helpt ons om:

• Beleidskeuzes te onderbouwen: bijvoorbeeld om te weten waar sportdeelname stijgt of daalt, zodat er beter beleid kan worden gemaakt;
• De belangen van sport in Nederland te behartigen: richting overheden, gemeenten of fondsen;
• Stemgewicht te bepalen: het aantal leden dat een bond heeft bepaalt het stemgewicht in de algemene vergadering van NOC*NSF.

Welke gegevens staan in het Kennis en Informatiesysteem Sport?

In het systeem staan géén namen of contactgegevens. Er worden alleen een aantal basisgegevens verzameld, zoals:

• Postcode
• Geboortedatum
• Geslacht
• Wanneer iemand lid is geworden van een bond (en wanneer gestopt)
• Tot welke vereniging iemand behoort
• Een lidnummer (niet terug te leiden naar een naam)

Deze gegevens zijn nodig om bijvoorbeeld te zien hoeveel mensen in een bepaalde leeftijdscategorie sporten in een bepaalde regio, of hoeveel mensen lid blijven of stoppen.

Waarom deze basisgegevens tóch persoonsgegevens zijn

Op het eerste gezicht lijkt het misschien alsof gegevens zoals postcode, geboortedatum of geslacht niet zoveel zeggen, zeker als er geen naam, adres of telefoonnummer wordt vastgelegd. Toch kan een combinatie van dit soort gegevens in sommige gevallen iemand herkenbaar maken. Daarom worden ze door de wet (AVG) alsnog aangemerkt als persoonsgegevens.

Hoe kan dat?

• Unieke combinatie: Als je bijvoorbeeld weet dat iemand in een bepaalde wijk woont (postcode), geboren is op een specifieke dag en een bepaald geslacht heeft, kan die combinatie soms maar bij één persoon passen.
• Kleine groepen: In grote steden wonen veel mensen met dezelfde kenmerken, maar in kleinere dorpen of wijken kan een combinatie van gegevens iemand sneller uniek maken.
• Extra kennis van buitenaf: Iemand die al een beetje informatie heeft (bijvoorbeeld dat een buurjongen 15 jaar is en hockeyt), kan met deze gegevens bevestigen om wie het gaat.

Hoe komen de gegevens in het Kennis en Informatiesysteem Sport?

De gegevensuitwisseling tussen NOC*NSF en de sportbonden verloopt als volgt:

• Sportbonden houden een ledenadministratie bij van personen die direct of indirect (via de bij de sportbond aangesloten verenigingen) lid zijn van de bond. In deze administratie staan gegevens zoals geboortedatum, geslacht, postcode, lidmaatschapsnummer, begin- en einddatum lidmaatschap en gegevens over de vereniging waar het lid bij hoort.
• De sportbonden leveren bovenstaande ledengegevens aan bij NOC*NSF. Dit gebeurt automatisch, waarbij de dataset vanuit de ledenadministratie via een koppeling wordt doorgestuurd naar NOC*NSF. Een aantal sportbonden maakt nog (geen) gebruik van de koppeling en levert jaarlijks een gegevensbestand aan via een beveiligde portal van NOC*NSF.
• Als NOC*NSF de gegevens van de sportbonden ontvangt, worden die veilig opgeslagen. Daarna worden de gegevens zó bewerkt dat ze niet meer direct naar een persoon terug te leiden zijn. Bijvoorbeeld: in plaats van een volledig lidnummer wordt een code gebruikt, en in plaats van een volledige geboortedatum wordt alleen het geboortejaar bewaard. Ook worden postcodes vertaald naar grotere gebieden, zoals een gemeente of wijk. Op die manier wordt er gewerkt met groepen sporters, niet met individuele leden. Vervolgens worden deze gegevens aangevuld met extra informatie, zoals hoeveel sportverenigingen er in een regio zijn of welke voorzieningen er beschikbaar zijn. Zo ontstaat een compleet beeld dat helpt om de sport beter te begrijpen en te ondersteunen.
• De verwerkte data wordt gebruikt voor het opstellen van dashboards, rapportages en beleidsanalyses. Deze inzichten worden vervolgens weer door NOC*NSF beschikbaar gesteld aan de sportbonden, zodat zij hun eigen sportbeleid kunnen monitoren en verbeteren. Deze uitwisseling betreft uitsluitend statistische en niet-herleidbare gegevens.

Wat is de grondslag voor de verwerking?

Wij gebruiken de gegevens omdat dat nodig is om goed sportbeleid te kunnen maken, om te volgen hoeveel mensen sporten en om een duidelijk beeld te krijgen van de ontwikkeling van de sport in Nederland. Dit noemen we een ‘gerechtvaardigd belang’. Dat betekent dat het belangrijk genoeg is om deze gegevens te gebruiken, zolang we dat zorgvuldig doen.

We zorgen ervoor dat de risico’s voor individuele leden zo klein mogelijk zijn. Dat doen we door gegevens zo te bewerken en codes te gebruiken (pseudonimisering), zodat ze niet direct naar een persoon te herleiden zijn. Daarnaast hanteren we zeer strikte toegangseisen tot de oorspronkelijke gegevens (ruwe data).

Worden mijn gegevens gedeeld?

Nee. Alleen geanonimiseerde, samengevoegde gegevens (zoals het totaal aantal leden in een regio of leeftijdsgroep) worden gedeeld met sportbonden of bijvoorbeeld gemeenten en kennisinstellingen. Het Kennis en Informatiesysteem Sport is uitdrukkelijk niet bedoeld voor commerciële doeleinden, en de gegevens worden niet gebruikt om mensen persoonlijk te benaderen.

Hoelang bewaren we persoonsgegevens? 

NOC*NSF en de aangesloten sportbonden verwerken en bewaren jouw gepseudonimiseerde persoonsgegevens gedurende de periode dat je (direct of indirect) lid van een sportbond.  
Na uitschrijving worden de betreffende persoonsgegevens in gepseudonimiseerde vorm nog gedurende maximaal dertig (30) jaar bewaard. Deze bewaartermijn is noodzakelijk om op landelijk, regionaal en lokaal niveau beleidsanalyses en -evaluaties uit te kunnen voeren, waarbij inzichten nodig zijn in lange termijnontwikkelingen rond ledeninstroom, -uitstroom en -behoud.
Gedurende deze bewaartermijn worden de gegevens in fasen geminimaliseerd: naarmate de tijd verstrijkt, wordt het detailniveau van de opgeslagen gegevens aangepast aan de nog benodigde analysetoepassingen. Deze maatregelen waarborgen dat de gegevens niet langer dan noodzakelijk en in een passende vorm beschikbaar blijven.

Rechten

Op grond van de wet heb je verschillende rechten. Je hebt het recht om een verzoek te doen de persoonsgegevens in te zien die NOC*NSF en de sportbond van je verwerkt, het recht om een verzoek te doen jouw gegevens te laten wijzigen of verwijderen. Daarnaast heb je het recht van bezwaar, het recht om een verzoek te doen op beperking van de verwerking van jouw gegevens en het recht om een verzoek te doen op overdracht van de persoonsgegevens die wij van je hebben.
 
Wil je gebruikmaken van één van jouw rechten, dan kun je contact opnemen met je eigen sportbond of met NOC*NSF (zie de contactgegevens hieronder). Omdat NOC*NSF en de sportbonden samen verantwoordelijk zijn voor de verwerking van jouw gegevens, kun je zelf bepalen bij wie je een verzoek indient. We bekijken dan samen wie jouw verzoek het beste kan behandelen, afhankelijk van wie verantwoordelijk is voor het onderdeel van de verwerking waar je vraag over gaat.

Beantwoordingstermijn

Wij zullen jouw verzoek in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van jouw verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij je hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van het verzoek en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn oploopt.

Naast bovenstaande rechten staat het je altijd vrij een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens van de autoriteit staan op de website: autoriteitpersoonsgegevens.nl.  

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen je er op dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan je kenbaar maken. 

Beveiliging

NOC*NSF en de sportbonden treffen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beveiligen, waaronder:

• Gecontroleerde toegang;
• Logging en jaarlijkse privacy en security audits;
• Versleuteling en pseudonimisering;
• Toezicht en evaluatie door de Commissie Registratie Persoonsgegevens. Deze commissie bestaat uit onafhankelijke leden met juridische en privacy-expertise.

Vragen en Contactgegevens

Wanneer je vragen hebt over de verwerkingen in het Kennis en Informatiesysteem Sport of wanneer je gebruik wilt maken van één of meer van de rechten die de wet aan je geeft (bijvoorbeeld recht op inzage of correctie), neem dan contact met je eigen sportbond. De contactgegevens van de sportbond kan je vinden in de eigen privacyverklaring van de sportbond. 

Je kan ook contact opnemen met het centrale contactpunt van NOC*NSF via onderstaande gegevens.

Nederlands Olympisch Comité*Nederlandse Sport Federatie (NOC*NSF) 
(Kamer van Koophandel nummer: 09059703)
Papendallaan 60 
6816 VD Arnhem 
e-mail: privacy@nocnsf.nl