Datajargon uitgelegd: Hoe goed spreek jij ‘database’?

Je hebt vast en zeker als eens over databases gehoord, en misschien heeft het zelfs al een keer tot frustraties geleid. Bijvoorbeeld als je naar ‘de data’ of naar ‘de database’ vroeg, en je niet het gewenst antwoord kreeg. Of zelfs dat het niet mogelijk was… Herken je dit, dan is het tijd voor een korte check: spreek jij wel voldoende ‘database’?  

Wat is een database? 

Een database is eigenlijk niet meer dan een grote container waarin gegevens zijn opgeslagen. Deze gegevens bevinden zich in tabellen, net als in Excel. Maar waar je in Excel vaak maar één tabel hebt, bevat een database een groot aantal tabellen. Door gegevens uit verschillende tabellen met elkaar te verbinden, ontstaan er relaties tussen deze gegevens. Een database kan bestaan uit honderden tabellen met duizenden soorten gegevens en oneindig veel relaties. Dit noemen we data. De vraag is nu: “Hoe krijg je de juiste data uit een database?” En nog belangrijker: “Hoe krijg je antwoord op je vragen?” Het helpt als je begrijpt hoe een database is opgebouwd.

Relaties tussen gegevens

Als je naar de gegevens in de tabellen van een database kijkt, dan zie dat deze drie soorten relaties met elkaar kunnen hebben:

• 1- op-1. Bij deze relatie is één soort gegeven gekoppeld aan slechts één ander soort gegeven. Een voorbeeld is het bondsnummer van een sporter: iedere sporter heeft een bond maar één bondsnummer, en ieder bondsnummer hoort maar bij één sporter. 1-op-veel: Bij deze relatie is één soort gegeven gekoppeld aan verschillende andere soorten gegevens. Zo kan één persoon lid zijn van verschillende verenigingen. En andersom hoort ieder van deze lidmaatschappen maar bij één persoon. Dit is de meest voorkomende relatie in een database.
• Veel-op-veel. Hier wordt het complex. Zo kunnen verschillende leden van een vereniging aan verschillende activiteiten deelnemen. En aan die verschillende activiteiten nemen ook verschillende -andere- leden deel. Om deze relatie in een database goed vast te leggen, wordt vaak gebruik gemaakt van een extra tabel. Dit noemen we een tussentabel. 

Voordelen van een database

Het heeft grote voordelen om Excel achter je te laten en een database te gebruiken. Je kunt in een database heel goed relaties tussen gegevens vinden en je kunt met meer mensen met de gegevens samenwerken. En niet te vergeten: de gegevens in een database zijn veel beter te beveiligen dan die in een Excel-bestand.

Een ander voordeel van een database is de Integriteit van gegevens. In Excel kun je ongelimiteerd wijzigingen doen en gegevens verwijderen of toevoegen. Maar in een database kun je heel goed restricties aan data verbinden. Je kunt bijvoorbeeld instellen wie gegevens mag wijzigen en toevoegen. Maar ook welke opbouw de data hebben en welke relaties ze met andere data hebben.

Ten slotte voorkom je met een database dat je informatie meer dan één keer hoeft op te slaan. Neemt iemand bijvoorbeeld deel aan verschillende toernooien, dan moet je in Excel voor ieder toernooi de naw-gegevens van deze persoon opnieuw invoeren. Maak je gebruik van een database, dan maak je eenvoudig een tabel met naw-gegevens en een tabel met toernooien, en maak je voor ieder toernooi een koppeling met dezelfde naw-gegevens.

Een vak apart

Het ontwerpen van een database en het definiëren van tabellen doe je vooraf, voordat je data gaat toevoegen. De vraag welke tabellen je gebruikt en welke gegevens je in welke tabel plaatst, is een lastige opgave. En als je ervan uit gaat dat een database ook nog eens toekomstbestendig moet zijn, dan begrijp je dit niet voor niets een eigen vakgebied is.

Database-kennis is nuttige kennis

Het heeft dus belangrijke voordelen om enkele woorden ‘database’ te spreken. Het helpt je om met dataspecialisten en leveranciers te communiceren. Je kunt gerichter vragen stellen en je begrijpt beter waarom bepaalde dingen wel of niet mogelijk zijn.

Daarnaast maakt database-kennis je meer zelfredzaam. Medewerkers met deze kennis hoeven namelijk niet altijd meer afhankelijk te zijn van IT-specialisten om aan de benodigde data te komen. Dit versnelt het besluitvormingsproces en verhoogt de zelfstandigheid van medewerkers in een organisatie.

Over (relationele) databases valt nog veel meer te leren. Wil je meer weten? Ga zelf eens op onderzoek uit, of kijk welke trainingen er beschikbaar zijn. Gelukkig hoeft niet iedereen een goeroe te zijn, maar met een paar woorden ‘database’ kom je al een heel eind!