Hoe maak je in een olympisch dorp in vier dagen een TeamNL-thuis?

Hoe zorg je ervoor dat onze TeamNL-topsporters zich tijdens de Olympische en Paralympische Spelen in Beijing vanuit een warm thuis op hun prestatie kunnen richten? Die voorbereidingen zijn in volle gang. Een container met spullen staat op een vrachtschip dat inmiddels het Suez-kanaal achter zich heeft gelaten. Nienke Wind, projectleider Games Operations bij NOC*NSF , legt uit wat voor logistieke operatie hierbij komt kijken én wat er allemaal meegaat.

Drie dorpen

"Onze sporters zijn straks verdeeld over drie dorpen; in Beijing zitten de langebaanschaatsers, de shorttrackers, kunstrijders en hopelijk de curlers. En dan zijn er twee bergdorpen: eentje op 75 kilometer in Yanqing, voor het alpineskiën, bobslee en skeleton. In de ander in Zhangjiakou, op 180 kilometer van Beijing, wonen de snowboarders," vertelt Nienke. "Tijdens de Paralympische Spelen zitten we niet in Beijing zelf, maar alleen in de bergdorpen."

Twee van de drie Nederlandse containers staan al in een Chinese opslagruimte, die zijn vorige maand vanuit Tokio daar naar toe getransporteerd. De derde is sinds 18 november onderweg. Half januari komt de vracht aan in het olympisch dorp in Beijing, waar Nienke op 23 januari de deuren van de containers opent en 'haar' spullen terugziet.

Vier dagen de tijd

Wat volgt is een flinke logistieke uitdaging, want op 27 januari melden zich de eerste TeamNL-sporters. Vier dagen hebben de mensen van TeamNL Games Operations dus om te zorgen dat de sporters en begeleiders in de drie dorpen in een gespreid bedje komen.

"We staan dan met tien collega’s en enkele Chinese vrijwilligers paraat: de meeste spullen kunnen naar de appartementen in het dorp in Beijing, daar komen de meeste sporters en is het meeste werk te doen. De rest moeten worden verdeeld over de vrachtwagens die daarna met een paar collega’s naar de twee bergdorpen rijden."

Massagetafels, stroopwafels en een broodbakmachine

Van alles trekt de crew uit de containers: van massagetafels, matrassen, fietsen, walkie talkies en skipalen tot koffie, oranje klompjes, drop, stroopwafels en relatiegeschenken. 'We hebben ook andere koffiezetapparaten moeten sturen vanwege de verschillende wattages in Tokio en Beijing. De apparaten van Tokyo 2020 hebben we in Japan gedoneerd."

In de 'verse' container vanuit Nederland zitten vooral sportspullen van de wintersportbonden zoals bijvoorbeeld schaatsplanken. "En veel voedingsartikelen, ook omdat je daar vanwege de Covidregels geen boodschappen mag doen en afhankelijk bent van wat er in de eetzaal is."

Mondkapjes? "We hebben een heleboel mondkapjes van Tokio naar Beijing meegestuurd, maar in China heb je een ander type nodig, dat wisten we toen nog niet. Dus die sturen we met de vluchten mee straks. Sneltesten en desinfectiemateriaal hebben we ook mee natuurlijk." 

Er is zelfs een broodbakmachine onderweg? "Ja, en meel en eiwitten, die had ik ook nog niet eerder voorbij zien komen. Maar dat is op basis van de ervaring die sporters en begeleiders hebben opgedaan tijdens eerdere bezoeken, zoals bij de testevents."

Topsporthuis met lounge

De opdracht is om de dan nog kale ruimtes van het TeamNL-deel van het dorp om te toveren tot een topsporthuis met een trainings- en medische ruimte, slaapkamers, keuken en een gezamenlijke lounge. Alles coronaproof in een oranje TeamNL-tintje en voorzien van wat warme gezelligheid, met banken, zitzakken en spelletjes in de gezamenlijke lounge. "Je mag straks minder in verband met de strenge Covid-regels, dan is het fijn om in de lounge sport te kunnen kijken, spelletjes te doen of gewoon een kop koffie te drinken."

Die regels zorgen er ook voor dat Nienke en haar collega’s op 23 januari voor het eerst zien hoe het onderkomen er nu uitziet. "Ja, dat is nog gissen. Normaal ben je al een keer op verkenning geweest, weet je hoe het eruit ziet, wat waar zou kunnen staan, waar je moet zijn en hoe je daar moet komen. Nu hebben we een virtuele tour gehad, dat is toch anders."

Keuzes maken in de bergdorpen

Wat ze wel weet, is dat de ruimte in de bergdorpen beperkter is. "We zitten daar met kleinere delegaties, dan krijg je ook minder algemene ruimtes toegewezen om bijvoorbeeld een kantoor, krachttrainingsruimte en lounge in te richten. Dus daar moeten we keuzes gaan maken. We moeten er hoe dan ook voor zorgen dat de sporters en de coaches alleen maar met hun sport bezig hoeven te zijn en wij de randvoorwaarden invullen."

Als de sporters na hun Spelen naar huis gaan, laadt de TeamNL crew alles terug in de containers. "Vanwege de regelgeving, alles wat je invoert moet ook weer mee terug. Maar ook voor duurzaam hergebruik natuurlijk. De inrichting die we in Tokio en in Beijing gebruiken en kunnen we deels straks in Parijs weer gebruiken."