Voorwaarden aansluiten talentprogramma’s op Smartabase (AMS)

Meer en meer programma’s hebben Smartabase in gebruik voor de topsport en opleidingsprogramma’s. Nu coaches en experts enthousiast zijn over het gebruik, ontstaat er meer vraag van verschillende bonden om de S-2 trainingsgroepen toe te voegen aan Smartabase. De afgelopen weken zijn we bezig geweest met het vraagstuk welke kaders en richtlijnen nodig zijn om de S-2 sporters (verantwoord) in Smartabase te krijgen.

Voor het toevoegen van S-2 sporters in Smartabase gelden de volgende randvoorwaarden:

• Bonden dienen zelf zorg te dragen voor een persoon die in de coördinatie voorziet van de S-2 gebruikers, zowel coaches als staf. Vanuit NOC*NSF wordt geen additionele inzet voorzien anders dan de begeleiding die er al is om S en S-1 te faciliteren in gebruik van Smartabase. Uiteraard kan wel materiaal gedeeld worden om de coördinatie voor de S-2 zo goed mogelijk op te pakken.
  
  
• Uitgangspunt is dat de S-2 programma’s van dezelfde vragenlijsten en dashboards gebruik maken als al reeds in Smartabase beschikbaar zijn voor de S en S-1 programma’s. Indien er toch additionele ontwikkeling nodig is, worden vooraf afspraken gemaakt over additionele vergoeding.
  
  
• Er is een overeenkomst of kader van afspraken aanwezig tussen de bond en de sporter (uit deze overeenkomst vloeit voort het verwerken van persoonsgegevens).
  
  
• Bonden dienen een overeenkomt te hebben met coach/experts in het kader van goed gebruik van Smartabase/geheimhouding informatie.
  
  
• De Sporter geeft toestemming voor de gegevensverwerking. We hebben hierin twee verschillende scenario’s. Let op: voor beide geldt dat het een automatisch proces is
  - de bond draagt zorg voor het opvoeren van de sporters in de CRM Portal NOC*NSF (oud TMS).
  
  a. Proces regulier (sporter is 16 jaar en ouder):
  i. Sporter: geeft toestemming voor gegevensverwerkingen (dit doet hij/zij bij de eerste keer inloggen in het AMS).
  
  b. Proces minderjarige sporter (15 jaar of jonger):
  i. Ouder/voogd: op basis van geboortedatum van sporter – ingevoerd in de CRM Portal – wordt de ouder/voogd om toestemming gevraagd voor de gegevensverwerking. Zodra we de toestemming van ouder/voogd ontvangen is, wordt het account van de minderjarige sporter geactiveerd.
  ii. Minderjarige sporter: de minderjarige sporter geeft zelf óók toestemming (dit doet hij/zij bij de eerste keer inloggen in het AMS).
  
  
• Indien bonden bij het toetsen van de toestemmingskaders, in relatie tot hun eigen organisatie structuur, ondersteuning nodig hebben van de privacy officer NOC*NSF dan betalen zij 1-op-1 het uurtarief van de privacy officer als bijdrage.
  
  
• Bonden dienen er op toe te zien dat de regels met betrekking tot het veilig gebruik van Smartabase worden nageleefd en dat de sporters, coaches en experts goed geïnformeerd blijven over ontwikkelingen op dit gebied.
  
  
• Indien er een verzoek komt uit de bond om ook een S-2 programma toe te voegen wordt eerst advies ingewonnen bij de technisch directeur en prestatiemanager m.b.t. kwaliteit en volwassenheid van het programma.

Het is vanaf nu mogelijk om stapsgewijs een aantal S-2 programma’s te gaan toevoegen aan Smartabase. Wel blijven we in de planning voorrang geven aan de programma’s die in aanmerking komen voor Tokio, Beijing of Parijs.

Voor het toevoegen van jullie S-2 programma kan je contact opnemen met Martijn Ruimerman, martijn.ruimerman@nocnsf.nl, implementatiemanager.

Voor overige vragen kan ook contact worden opgenomen met Maartje Vincent-ten Barge, maartje.vincent@nocnsf.nl.