Auditing
Algemeen
Toetsing en de daarop gebaseerde kwalificatie is een essentieel onderdeel van de kwaliteitsborging van sportkader.
Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) heeft in 2010 haar rol van kwaliteitsbewaker van de Kwalificatiestructuur Sport (KSS) overgedragen aan de georganiseerde sport. Dit betekent dat NOC*NSF vanaf 1 mei 2010 verantwoordelijk is voor zowel het beheer en onderhoud van de KSS als voor de kwaliteitsbewaking van de toetsing die in het kader van de KSS plaatsvindt. In de periode van 1 mei 2010 tot oktober 2011 zijn de audits in opdracht van NOC*NSF uitgevoerd door Calibris Contract. Vanaf november 2011 geeft NOC*NSF zelf invulling aan haar rol als kwaliteitsbewaker en heeft ze hiervoor de auditorganisatie ingesteld.
De kwaliteitsbewaking van de toetsing geschiedt met ingang van 2016 door interne en externe audits en kennisdeling.
De interne audits organiseert de sportbond zelf. Hiervoor kan ze een beroep doen op toetsingscommissies van collega sportbonden (collegiale consultatie) of externe deskundigen. Ze kan het ook op basis van een self-assessment doen. De checklisten voor de interne audit zijn hetzelfde als voor de externe audit, die wordt uitgevoerd door de auditorganisatie van NOC*NSF. De bevindingen van de interne audit worden meegenomen bij de externe audit. De tijd tussen de in- en externe audit is twee jaar, dat wil zeggen dat de externe audit eens in de vier jaar plaatsvindt.
Waarom een audit?
Het doel van de Audit Sportkader is het op transparante, betrouwbare en valide wijze vaststellen of de toetsing van (opgeleid) sportkader door sportbonden inhoudelijk en procedureel in overeenstemming is met de KSS en de daarop gebaseerde model toetsdocumenten.
- Transparant wil zeggen dat de audituitslag door middel van een voor alle betrokken partijen inzichtelijke en volgbare procedure tot stand komt.
- Betrouwbaar betekent dat verschillende auditoren onafhankelijk van elkaar tot een zelfde audituitslag komen.
- Valide geeft aan dat de audit meet wat het moet meten, namelijk of de toetsing van het sportkader gebaseerd is op de KSS en de bijbehorende toetsdocumenten.
Auditoren maken hierbij gebruik van checklisten.
Wat is een audit?
Een externe audit bestaat uit drie delen.
- 1e dagdeel: deskresearch
De bond dient alle documenten van alle kwalificaties (digitaal) klaar te hebben liggen.
Er zal worden gekeken naar de kwalificatieprofielen, het toetsreglement sport, de toetsplannen en PVB-beschrijvingen en de bevindingen van de interne audit (als die volgens rooster heeft plaatsgevonden) en de website (als daar naar wordt verwezen in de toetsdocumenten).
- 2e dagdeel: gesprek met de toetsingscommissie plus de “visitatie” van portfoliobeoordelingen van de door de auditorganisatie opgevraagde portfolio’s.
- 3e dagdeel: visitatie van een praktijkbeoordeling plus een gesprek met de PVB-beoordelaar(s).
Dit kan op één dag plaatsvinden, maar dat is niet verplicht. Voor de interne audit kan men desgewenst meer tijd nemen.
Vereiste toetsdocumenten
De toetsing wordt per kwalificatie door een sportbond vastgelegd in drie samenhangende documenten:
- het toetsreglement sport
- het toetsplan van de kwalificatie en
- de PVB-beschrijvingen
Samen met het sportspecifieke kwalificatieprofiel zijn dit de documenten die worden bekeken bij de deskresearch. Vanaf 1 januari 2015 wordt alleen nog geaudit op basis van de modeldocumenten gebaseerd op de KSS 2012. Dat wil zeggen op het (model) toetsreglement sport en de toetsdocumenten die zijn vastgesteld tijdens de Algemene Vergadering van NOC*NSF op 14 mei 2013.
Aanvraag audit
De verantwoordelijkheid voor het aanvragen van de externe audit en het uitvoeren van de interne audit ligt bij de sportbond. De auditorganisatie attendeert de sportbonden bijtijds op het feit dat de externe audit moet worden aangevraagd of dat de interne audit moet worden uitgevoerd. Voor de periode 2019-2023 is hiervoor een schema opgesteld.
De aanvraag voor een externe audit geschiedt namens het bestuur van de sportbond op het daarvoor bestemde digitale aanvraagformulier (te vinden via www.nocnsf.nl).
Met de nieuwe opzet van de externe audit moeten alle toetsdocumenten en kwalificatieprofielen ter inzage aanwezig zijn, ze hoeven dus niet meer van te voren te worden opgestuurd naar de auditorganisatie. Met de aanvraag moet wel een lijst met alle gediplomeerden van het afgelopen jaar worden meegestuurd. Uit deze lijst wordt voorafgaand aan de audit een selectie gemaakt van de portfolio’s en de beoordelingen daarvan die de auditor wil inzien.
Onderscheid tussen interne audit en externe audit
Voor de interne audit en externe audit worden dezelfde checklisten gebruikt. De interne audit geschiedt onder regie van de bond zelf. Uiteraard kan de bond daarbij collega sportbonden of externe deskundigen inschakelen. De externe audit wordt uitgevoerd door een auditor in opdracht van de auditorganisatie van NOC*NSF.
Frequentie audits
De interne audits en externe audits vinden afwisselend om de twee jaar plaats. De externe audit vindt eens in de vier jaar plaats. Bij de externe audit worden de bevindingen van de interne audit meegenomen. De exacte datum (of data) van de externe audit wordt in samenspraak tussen de auditorganisatie en de sportbond gekozen. Overschrijden van de frequentienorm is alleen mogelijk na toestemming van de auditorganisatie.
Consequenties positieve audituitslag
Een positieve audituitslag levert het recht op om tijdens de rest van het kalenderjaar waarin de audit plaats heeft gevonden plus de vier op de audit aansluitende volledige kalenderjaren het logo van NOC*NSF op de diploma’s te plaatsen en te vermelden dat NOC*NSF het betreffende diploma erkent. Dit keurmerk betekent dat de toetsing van de betreffende sportbond voldoet aan de gezamenlijk overeengekomen kwaliteitscriteria. Dit geldt ook voor diploma’s uit de officiallijn.
Voor de kwalificaties trainer-coach 3, 4 en 5 en opleider 5 mag bij een positieve audituitslag tevens het NLQF-logo op het diploma worden geplaatst. Voor het plaatsen van de logo’s van NOC*NSF en NLQF zijn richtlijnen opgesteld. Deze richtlijnen zijn verkrijgbaar via de auditorganisatie.
Veranderingen toetsdocumenten na positieve audituitslag
Ook na een positieve audituitslag is het mogelijk dat een bond veranderingen wil aanbrengen in de toetsdocumenten (toetsplan en/of PVB-beschrijvingen). Bij grote of ingrijpende veranderingen is een nieuwe audit nodig. Onder grote of ingrijpende veranderingen worden aanpassingen verstaan die buiten de marges van de model Toetsdocumenten KSS vallen (de rode tekstdelen). Dit is ter beoordeling van de auditorganisatie. Uiteraard dienen alle veranderingen, dus ook die binnen de marges vallen, te worden gemeld bij de auditorganisatie. Voor veranderingen die het gevolg zijn van wijzigingen in de KSS worden de procedures separaat vastgesteld door de auditorganisatie.
Consequenties uitgestelde of negatieve audituitslag
Een uitgestelde uitslag wordt gegeven wanneer er nog kleine punten ter verbetering zijn. De sportbond krijgt hier in overleg met de auditorganisatie een bepaalde periode (meestal een maand) de tijd voor. Wanneer de verbeteringen niet binnen de aangegeven tijd zijn aangebracht of de audituitslag direct negatief is, krijgt de bond een heraudit. Wanneer de deskresearch al als voldoende was beoordeeld en er geen wijzigingen zijn aangebracht in de toetsdocumenten, bestaat de heraudit uit een gesprek met de auditorganisatie en een (her)visitatie van portfoliobeoordelingen en een praktijkbeoordeling (dagdelen 2 en 3). De heraudit dient binnen een jaar plaats te vinden. Als de uitslag ook dan negatief is, vervallen de rechten op het logo/keurmerk en daarmee de erkenning van het diploma voor NOC*NSF (en in voorkomende gevallen NLQF).