Met collectieve inkoop serieus geld verdienen voor de sport

Lange tijd was het de normaalste zaak van de wereld dat sportbonden hun eigen producten en diensten inkochten. Maar nu we een succesvolle pilot hebben gedraaid met collectieve inkoop, moet dat de nieuwe standaard worden. Het doel: meer geld overhouden voor de sport. Groot voorstander van het project is onze zakelijk directeur John Bierling. “Het is belangrijk dat het een van onze focuspunten wordt.”

Wat als NOC*NSF samen met een inkoopbureau alle 24.500 sportverenigingen in Nederland in tijden van corona had kunnen voorzien van hygiënemateriaal? Het is een vraag die John Bierling, zich halverwege het interview stelt. “Dan hadden we al die materialen collectief mogelijk een stuk goedkoper kunnen inkopen, dan wanneer de verenigingen nu individueel zelf naar de lokale supermarkt gaan. En dan heb ik het nog niet gehad over de kwaliteit die we samen kunnen leveren”, geeft hij zelf antwoord.

De hypothetische gedachte zou volgens Bierling over een niet al te lange periode de werkelijkheid moeten zijn. Tegelijk voegt hij daaraan toe dat NOC*NSF nog niet zover is, al is het hard op weg. “We staan voor een sprong om samen met onze leden serieus geld te gaan verdienen voor de sport”, verzekert Bierling. “Alleen heeft het serieus aandacht en tijd nodig.”

Toen Bierling in 2016 bij onze organisatie in dienst trad, viel het hem meteen op hoe versnipperd het inkoopbeleid van de sportsector was. Of het nu ging om drukwerk, evenementen of telecommunicatie: elke bond had zijn eigen afspraken met dezelfde of een andere leverancier.

Met destijds ruim 70 bonden die allemaal zelfstandig hun producten en diensten inkochten, begonnen de handen van Bierling en andere bondsdirecteuren te jeuken. Dit moest toch veel efficiënter georganiseerd kunnen worden, zodat er meer geld zou overblijven voor de sport? “Ik was er van overtuigd dat we door collectief in te kopen kwalitatief betere producten onder gunstiger voorwaarden en voor een lagere prijs konden aanschaffen.”

Besparingspotentieel: 5-15 procent

Daarop werd besloten een shared service portaal op te richten, waar ook collectieve inkoop werd ondergebracht. Ruim anderhalf jaar geleden startte NOC*NSF samen met de zes bonden en inkoopbureau Emeritor de pilot. “We hebben tegen elkaar gezegd: we gaan gewoon beginnen en dan zien we wel hoe het zich ontwikkelt”, aldus Bierling.

Eerst werd per bond een analyse gemaakt van de kosten. Daarbij werd gekeken naar zowel de opbouw van de kostenstructuur als naar de leveranciers per bond. Door die twee elementen met elkaar te verbinden, kon Emeritor achterhalen wat het potentiële besparingspotentieel was. Het bleek gemiddeld op de kostencategorieën in de sport vijf tot vijftien procent te zijn. Maar dan moest wel iedere deelnemer wat autonomie inleveren.

Bierling: “Denk je dat veel bonden zich afvragen hoe hoog de kosten zijn om het pand elke ochtend schoon te laten maken? Of hoe ze kunnen besparen op hun wagenpark? Nee, in sommige gevallen ontbreekt de kennis simpelweg. En anders ligt dit soort zaken nooit boven op de stapel, er is altijd wel wat anders wat prioriteit vraagt in het sportland.”

Volgens Bierling zijn de effecten nog prematuur, maar wel groot. Tijdens de pilot wist NOC*NSF zelf al ongeveer 350 duizend euro op de kosten te besparen door anders in te kopen. De deelnemende bonden reduceerden samen de kosten met zo’n 150 duizend euro. Bierling: “Het verbaast mij niet dat inkoop nooit de prioriteit heeft gehad. Bij onze medewerkers staat organiseren en deelnemen aan sport centraal. En dat hoort ook zo. Maar het is tegelijkertijd belangrijk dat inkoop vanaf nu wel een van onze focuspunten wordt, dan blijft er meer over voor de sport.”

Specialist

Daarvoor zijn kennis, expertise en samenwerking nodig. Bierling weet dat hij niet van elke medewerker kan verlangen dat die overal verstand van heeft. In tegenstelling tot de personeelsleden van een bond zijn de medewerkers van inkoopspecialist Emeritor wel elke dag bezig met kostenreductie. Als geen ander zijn zij gespecialiseerd in de evenwichtsoefening met enerzijds de klant en anderzijds de leverancier. Bovendien treffen ze vaak dezelfde leverancier bij meerdere klanten. Bierling: “Als elke bond die expertise individueel moet inhuren, is het onbetaalbaar. Door het collectief te doen, konden we een goede deal sluiten.”

Met een specialist van het inkoopbureau aan hun zijde, merkten bondsmedewerkers welke mogelijkheden zij lieten liggen. “We hebben gekeken naar hoe volwassen we eigenlijk waren op het gebied van inkoop”, zegt Bierling. “Wat bleek: veel bonden bestelden simpelweg en waren niet echt aan het inkopen. Daarmee bedoel ik te zeggen dat veel bonden hun product altijd bij dezelfde leverancier haalden en verder niet nadachten over het besparingspotentieel.”

En dan heeft hij het nog niet gehad over de betere voorwaarden en kwalitatief hoogwaardiger producten. “Laatst zei iemand tegen mij uit het onderwijs: ‘We hebben IT met elkaar samen ingekocht en het is nu niet goedkoper geworden, maar toch ben ik blij.” Ze hadden nu kwalitatief betere producten die het altijd deden. Het klinkt heel plat, maar je wilt wel in een omgeving werken waar alles het doet.”

Volgens Bierling kun je pas echt een gesprek voeren met een leverancier als er ook een specialist aan tafel zit. “Ik durf wel te stellen dat een directeur of medewerker die het altijd zelf denkt uit te onderhandelen, vaak niet de beste prijs en dienstverlening krijgt.”

Coronacrisis

Bierling is ervan overtuigd dat dit het ideale moment is om door te pakken, wetende dat urgentie nodig is om te veranderen. Door de coronacrisis hebben bonden en NOC*NSF een flinke klap te verduren gekregen. Als er ooit de noodzaak was om met elkaar aan de boom te schudden, dan is het nu wel, weet Bierling.

De geslaagde pilot ondersteunt zijn gedachten. De aangesloten bonden bespaarden significant op de inkoopkosten. De gesprekken voor een project met vijftig bonden lopen. “We kunnen de resultaten van de pilot laten zien. Dat geeft veel mensen vertrouwen om hierin verder te gaan. Je moet klein beginnen. Nu kunnen we het groter gaan aanpakken. Ik wil het graag twee jaar de tijd geven om te kijken of het een succes wordt.”

Bierling voegt daar wel meteen aan toe dat het niet om NOC*NSF, maar om de bonden draait. Zij moeten het willen, benadrukt hij. “Maar als ik de directeur van een bond zou zijn, zou ik het wel hebben geweten. Al bespaar je maar vijf procent op je uitgaven, dan is dat al serieus geld voor een bond. Zeker in deze tijd.”

Inkoopbureau voor de Nederlandse sport

Belangrijk daarbij is een eigen inkoopbureau voor de Nederlandse sport. Wie dat bureau opzet, maakt Bierling niet uit. Als hij iets niet wil, is het dat anderen het gevoel hebben dat het van bovenaf opgelegd zou worden door NOC*NSF. “Ik zeg niet dat we het niet gaan doen, maar we willen het als nationale sportkoepel niet claimen.”

Nog één keer refereert hij aan de hygiënespullen die in deze periode harder nodig zijn dan ooit. “Stel je nou eens voor dat we dit al collectief hadden kunnen oppakken. Hoe gaaf was het geweest als we desinfectiemiddelen voor alle verenigingen in Nederland hadden kunnen inkopen? Het zou mooi zijn als we daar straks toe in staat zijn. En hoe meer bonden met hun verenigingen zich aansluiten, hoe sterker onze positie wordt.”