Structurele aandacht en contact: het succes van goed vrijwilligersmanagement

Van de financiën en lidmaatschappen tot feestavonden en toernooien: iedere sportclub heeft vrijwilligers nodig. Jammer genoeg is het krijgen én behouden van vrijwilligers voor veel clubs een jaarlijks terugkerende discussie. De scholing Vrijwilligersmanagement, die wordt georganiseerd vanuit NOC*NSF Academie voor Sportkader, helpt sportclubs hierbij. Edith Frijlink, die deze scholing mede heeft ontwikkeld en nog geregeld geeft vertelt ons meer over het onderwerp en hoe clubs kunnen profiteren van een goed beleid rondom vrijwilligers.

De juiste mensen op de juiste plaats

Wachtrijen zijn er nooit echt geweest, maar mede door de coronacrisis, is het tekort van vrijwilligers duidelijk voelbaar geworden binnen sportclubs. “Je hoort nu dat er meer vrijwilligers dan normaal afscheid hebben genomen. Clubs doen er nu alles aan om dat tekort op te lossen, maar dat gaat soms nog moeizaam.”

Dat het soms moeizaam loopt vindt zijn oorzaak vaak in het beleid van de sportclub. “Veel clubs hebben geen duidelijke visie op vrijwilligersbeleid. Op het moment dat er een vrijwilliger nodig is wordt de vraag uitgezet, maar structurele aandacht ontbreekt.” Frijlink maakt de vergelijking met het bedrijfsleven, waar dit wél duidelijk in het beleid is opgenomen. “In bedrijven stellen HR managers zichzelf structureel de vraag ‘hoe zorgen we voor de juiste mensen op de juiste plaats en wat hebben we hiervoor nodig?’.” Juist dat gedachtengoed missen clubs nog, geeft Frijlink aan. “Als ik tijdens de scholing vraag wie van de deelnemende clubs HR in zijn portefeuille heeft, blijft het meestal stil.”

Aandacht voor kansen

Kennis van vrijwilligersmanagement zou hierbij helpen, geeft Frijlink aan. “Clubs weten niet zo goed wat ze op papier moeten zetten over het onderwerp. Daar help ik ze bij.” Tijdens de scholing Vrijwilligersmanagement vormen twee begrippen de rode draad. Één daarvan is structurele aandacht. “Structurele aandacht voor vrijwilligersbehoud en -werving betekent ook structurele aandacht voor kansen. Dat is een veel fijnere manier van werken dan je enkel richten op gaten vullen wanneer de club dat nodig heeft. Zoals aan het begin van het seizoen, wanneer ineens blijkt dat je trainers tekort komt. Op die manier blíjft vrijwilligersbeleid een hoofdpijndossier én zie je mogelijkheden over het hoofd.”

Een zinkend schip

Wanneer vrijwilligersbeleid alleen wordt ingezet als korte termijn oplossing, merken ook de leden dat, vertelt Frijlink: “Je hoort nog wel eens: ‘als niemand zich als vrijwilliger aanmeldt, kunnen we deze activiteit of training niet door laten gaan’. Maar wees eerlijk: voor leden klinkt het niet erg aantrekkelijk om op een zinkend schip te stappen. Helaas trekken clubs hierdoor soms de conclusie dat niemand mee wil helpen.” Frijlink ziet dit anders: “Mensen zijn kritischer geworden hoe ze hun tijd besteden, omdat het aanbod groter is geworden. Wanneer zij ervoor kiezen om hun tijd niet in de club te steken, is dit een bewuste keuze. De vraag is dus: hoe zorg je er als club voor dat zij er voor kiezen om wél mee te helpen op de club?” Positieve communicatie helpt. “Als het leuk en gezellig is op de club, willen leden en ouders hier ook best aan meehelpen.”

Laat je verrassen

Het tweede begrip waar tijdens de scholing veel bij stil wordt gestaan is contact. “Contact maken met vrijwilligers én mensen op de club betekent dat je weet wat er leeft. Je krijgt een goed beeld bij de wensen en behoeften van de huidige vrijwilligers en of ze nog een jaartje doorwillen, bijvoorbeeld. Maar je kan zo ook je waardering naar hen uitspreken, dat is belangrijk. Aan de andere kant spreek je ook nieuwe mensen die wellicht iets kunnen bijdragen.” Laat je daarbij verrassen, oppert Frijlink. “Iemand die financieel adviseur is, wordt al snel gevraagd voor de rol van Penningmeester. Dat is makkelijk: deze persoon kan dat en is geknipt voor deze rol. Maar, met die reden is het júist een goed idee om diegene voor iets anders te benaderen. Misschien heeft deze persoon er helemaal geen zin in om in zijn vrije tijd de cijfers in te duiken. Júist omdat hij dat al de hele dag doet.” Door dit soort aannames loop je vrijwilligers mis, benadrukt Frijlink. “Als je aan mensen op de club vraagt wat ze nou écht leuk vinden om te doen, krijg je hele andere gesprekken dan wanneer je ze vraagt voor een vrijwilligersfunctie die al op papier is vastgelegd. Mensen zijn heel bereid om de club te helpen, maar dan moet je wel het gesprek aangaan.”