Een effectief dashboard stimuleert de gebruiker om actie te ondernemen. Dit gebeurt wanneer de gebruiker de juiste antwoorden kan vinden en de informatie duidelijk en snel wordt weergegeven, aangepast aan de specifieke behoeften van deze gebruiker. Maar hoe organiseer je dit in de praktijk? We spraken hierover tijdens het webinar ‘Impact met Dashboards’ en delen in dit artikel een praktijkvoorbeeld van de Nederlandse Tour Fiets Unie (NTFU).
Tijdens het webinar konden de deelnemers aan de hand van een tool en een praktijkvoorbeeld ervaren hoe ze een succesvol dashboardproject kunnen opzetten.
Hulpmiddel om de gebruiker te betrekken
De tool waarmee de deelnemers tijdens het webinar werkten, begint bij de gebruiker en het moment waarop deze een beslissing moet nemen. Aan de hand van een aantal vragen over ‘de gebruiker’, en ‘het moment’ waarop die op basis van inzicht uit data actie kan ondernemen, ontstaat bij het invullen van de tool een eerste beeld hoe een dashboard er voor deze gebruiker uit kan zien. Nog beter, stel de vragen ook aan de gebruiker zelf, die weet immers het beste wat die nodig heeft om in actie te komen.
De tool dient als een bruikbare structuur om het gesprek met de dashboardontwikkelaar te starten. Dit leidt tot een beter begrip en helpt om vooraf na te denken over wanneer en hoe de verkregen inzichten kunnen worden toegepast. De invulversie van de tool die je hieronder kan downloaden is gebaseerd op het ‘Moment that matters’ template van Clever*Franke. Lees hier meer over het gebruik van het het template.
In de praktijk bij de NTFU
Enige maanden geleden lanceerde de NTFU een dashboard. Tijdens het webinar deelden Luuk Berends, verenigingsondersteuning bij de NTFU, en Maarten Schuilenburg, freelance business intelligence specialist, hun ervaringen met dit dashboardproject.
Binnen de NTFU heeft het dashboard twee gebruikersgroepen. Het team verenigingsondersteuning, dat als doel heeft om datagedreven gesprekken te voeren bij verenigingen, en proactief en vroegtijdig trends en problemen te signaleren. Daarnaast maakt de directie gebruik van het dashboard om de huidige status van de bond te monitoren, waardoor ze in staat zijn om de voortgang bij te houden en indien nodig aanpassingen te maken.
Waarom een dashboard?
Luuk vertelt de deelnemers over de verschillende knelpunten binnen de werkprocessen, waarop een dashboard nu een oplossing biedt: "Bijvoorbeeld dat rapportages niet standaard beschikbaar zijn, voor mij en mijn collega’s. Dat we niet of nauwelijks op verenigingsniveau data konden inzien."
Data van afzonderlijke verenigingen was lastig toegankelijk, en het creëren van nieuwe rapportages vergde veel tijd en inspanning. Daarnaast was het, door de diversiteit aan individuele rapportages, een uitdaging om historische gegevens te bekijken. Er groeide een duidelijke behoefte om in te zoomen op de gegevens van specifieke verenigingen, maar ook om deze in breder perspectief naast elkaar te leggen.
Tot slot vertelt Luuk dat zij ook tegen het probleem aan liepen dat er verschillende definities werden gehanteerd: "Wat rekenen wij als lid, wat rekenen wij als instromer, wanneer is iemand definitief uitgestroomd. Dit kon binnen de organisatie nog wel eens voor verwarring zorgen."
Het proces naar een dashboard
Maarten en Luuk zijn samen stapsgewijs te werk gegaan bij de inrichting van het dashboard. De eerste stap was het vaststellen welke inzichten een goed beeld geven van de stand van zaken van een vereniging.
Luuk: "Wij hebben intern een hele uitgebreide inventarisatie gedaan, welke inzichten vinden wij belangrijk wanneer we kijken naar hoe een vereniging ervoor staat. Dan heb je het bijvoorbeeld over de opbouw van het ledenbestand, retentie, en de in- en uitstroom van leden."
Na het bepalen van de inzichten, werden deze nader gedefinieerd. Er werd vastgesteld welke data vereist was voor deze inzichten en er werd gecontroleerd of deze data al beschikbaar was, of dat deze nog toegankelijk gemaakt moest worden, zo vertelt Maarten: "Dus kan ik die data ook ergens vandaan krijgen, soms heb je Excel bestanden, soms heb je een CRM pakket zoals de NTFU, waar de data in zit." Deze gedefinieerde inzichten vertaalde Maarten vervolgens naar een visuele weergave. Daarna begon het technische werk, namelijk het data ophalen, transformeren, bouwen, en testen.
Het opgeleverde dashboard van de NFTU.
Niet alle wensen willen vervullen
In de komende maanden zal blijken of er nieuwe behoeften zijn die aansluiten bij het doel van het dashboard. "Het is voor ons ook learning by doing," vertelt Luuk. "Dus we gaan kijken hoe het gaat, en of we nog andere wensen tegenkomen of op een andere manier willen gaan werken." Daarbij is het belangrijk om niet op alle wensen in te gaan. Een initiële versie van het dashboard zet mensen aan het denken over de potentie van data en inzicht. Je wilt daarom de verwachtingen managen en altijd de oorspronkelijke doelen van het dashboard in gedachten houden.
Maarten: "Door het klein te houden, zorg je dat je eerste inzichten ook echt nuttig zijn, en als je daar heel veel bij gaat doen, allemaal andere wensen, dan kan je makkelijk in een heel lang traject verzanden." Een dashboard functioneert optimaal wanneer het een heldere focus heeft en houdt.
Service of self-service voor verenigingen?
De NTFU heeft ervoor gekozen om zelf de inzichten uit het dashboard te interpreteren en deze terug te koppelen aan de clubs. "Hoewel self-service voor een dashboard een logische vervolgstap kan zijn is de keuze voor nu bewust zo geweest," vertelt Luuk. "Omdat we het fijn vinden om dingen te kunnen toelichten, en definities te kunnen bespreken."
Daarbij komt een nieuwe uitdaging kijken: het bedienen van een meer externe doelgroep, namelijk de clubs. Dit kan betekenen dat er behoefte is aan een speciaal aangepaste versie van het dashboard gericht op deze doelgroep.
Randvoorwaarden
Tot slot benoemde Maarten nog een aantal randvoorwaarden die nodig zijn om een dashboardproject succesvol van start te laten gaan:
- Steun van directie: Het is essentieel dat de directie van de bond niet alleen groen licht geeft voor het project, maar ook betrokken is bij de implementatie van de inzichten binnen de organisatie.
- Toegewijde medewerker: Er moet een medewerker zijn die duidelijk begrijpt welke inzichten voor een bond of doelgroep van belang zijn
- Toegankelijkheid van bronsystemen: Deze systemen moeten zowel beschikbaar als technisch bereikbaar zijn. "Hierbij is IT-ondersteuning vanuit de bond of de leverancier van het bronsysteem essentieel," vertelt Maarten.
- Datakwaliteit: Dit is van cruciaal belang voor elk dashboardproject. Maar het hoeft nog niet perfect te zijn, om al wel wat aan een dashboard te hebben, legt Maarten uit. "Het kan ook zijn dat je met een dashboard, of met de inzichten erachter komt dat je data niet van goede kwaliteit is. En dan is dat juist de trigger om je proces te verbeteren, en je data op orde te krijgen."
De concrete impact moet nog blijken, maar het dashboard is intern al in gebruik genomen. "Wat wij er op het bondsbureau nu mee doen is maandelijks met het team verenigingsondersteuning opvallende data signaleren bij verenigingen," verteld Luuk. "Daar gaan wij nu pro-actief mee aan de slag, we nemen de inzichten mee naar onze verenigingsgesprekken, waarbij we kijken of onze ondersteuning kan aansluiten." Daarmee geeft het de verenigingen ook weer nieuwe inzichten.