De ontwikkeling naar datagedreven werken wordt door veel bonden als relevant en nuttig ervaren. Alhoewel niet iedere bond de stap kan zetten. Met een te kort aan werknemers die beschikken over de juiste IT-competenties zal een deel van de noodzakelijke activiteiten buiten bereik blijven. Alhoewel iedere bond de waarde ziet om met feiten en cijfers huidige trends, kansen en risico’s inzichtelijk te maken. Bonden kunnen er daarom voor kiezen om IT-activiteiten uit te besteden. Dit brengt wel een uitdaging met zich mee, want hoe hou je als organisatie invloed op het proces en beperk je de afhankelijkheid van digitale partners. Erik Vrieling, IT-manager van de Nederlandse Golf Federatie (NGF), deelt zijn ervaringen over uitbesteding.
De keuze voor een digitale partner
Vrieling kreeg in 2016 de opdracht om een centraal Content Management Server (CMS) voor alle websites van de NGF te beheren en de NGF ledendatabase naar hedendaagse techniek te brengen. Destijds begeleidde Vrieling dit in zijn rol als IT-consultant en is iO geselecteerd als digitale partner. Later kreeg Vrieling het verzoek om de IT bij de NGF in te richten en kwam hij als vaste werknemer in dienst. Ook daarin is iO als partner betrokken gebleven. Met beperkte IT-kennis in huis heeft de NGF de keuze gemaakt om IT-processen uit te besteden. ‘Het is een punt van schoenmaker blijf bij je leest. Wij hebben verstand van sport, we hebben geen verstand van het bouwen van een app etc.’ vertelt Vrieling over het maken van de keuze. Daarnaast zegt hij dat het voor de sportsector lastig is om programmeurs en designers aan te trekken. Een sportbond is geen ‘sexy innovatief bedrijf’, waarin minder geld te verdienen is dan in andere sectoren. De keuze voor uitbesteding behoudt ook een mate van flexibiliteit. Er liggen niet altijd opdrachten klaar voor het team of de persoon in de IT-rol. Daarom blijft met de huidige keuze afschaling en opschaling of stoppen met doorontwikkelen nu een eenvoudige mogelijkheid.
Wat doet de digitale partner voor de NGF met betrekking tot data?
Met het in de arm nemen van een digitale partner heeft de NGF twee taken uitbesteed: het beheren van de data in een datawarehouse en het ontsluiten en presenteren van dashboards.
Het beheren van de data
De digitale partner heeft het datawarehouse opgezet en beheert deze. Om zeker te weten dat de digitale partner beschikt over betrouwbare data controleren club accountmanagers, IT en afdelingsmanagers de data. Zij hebben kennis van het golfdomein en de golfdata en kunnen inschatten of de data realistisch is. Daarnaast worden excessen bekeken en hun oorsprong. Er is bijvoorbeeld iets mis wanneer tien golfers van de leeftijd 0 zijn toegetreden tot de dataset. Deze worden verwijderd of niet meegenomen in de analyses. Bovendien heeft de sporter altijd de optie om uit de dataset verwijderd te worden.
Dashboards ontsluiten en presteren naar wensen en behoeften
Naast het beheren van het datawarehouse, ontsluit en presenteert de externe partner dashboards. Deze worden bij de NGF ingezet voor communicatie, interne rapportage en voor clubs.
Momenteel is Vrieling in samenwerking met de digitale partner druk bezig met het doorontwikkelen van de dashboards. Zijn wens is om gewenste data voor collega’s met één druk op de knop beschikbaar te stellen, middels dashboards in Microsoft PowerBI. Bondsmedewerkers en directieleden hoeven dan alleen nog te filteren in het dashboard, maar kunnen zelf niet meer bij alle data komen. Recentelijk zijn de datawensen en -behoeften uitgevraagd bij iedere afdeling en de directie. In plaats van de vraag te stellen ‘wat heb je nodig’ is Vrieling de specifieke wensen en behoeften bij hen gaan halen en uitvragen. Dit is onder andere gedaan middels sessies voor teammanagers, managers en directieleden om met elkaar te bespreken: ‘dit kunnen we, hier hebben we data over, wat zijn jullie wensen, oké daar kunnen we aan voldoen’. Ook is voorgehouden welke datavragen gedurende het afgelopen jaar zijn uitgevraagd en hoe dit verwerkt kan worden in het dashboard. Met deze specifieke wensen en behoeften is een ideaalbeeld geschetst voor iedere afdeling. ‘Dit is waar we geleidelijk naartoe werken zodat we iedereen kunnen faciliteren, maar dat is een flinke exercitie geweest’ geeft Vrieling aan. Met deze ontwikkeling in samenwerking met de datapartner voorziet Vrieling dat collega’s met 80 procent van hun datavragen worden voorzien. Dit beperkt de grote stroom aan ad-hoc datavragen en maakt collega’s meer databewust.
Aandachtspunten voor de samenwerking
Vrieling benoemt twee aandachtspunten waar je rekening mee moet houden in de samenwerking met de digitale partner.
- Hou altijd invloed op het proces. Om ervoor te zorgen dat Vrieling invloed houdt op wat de digitale partner aanlevert is continue afstemming. Met de ontwikkeling van de dashboards werken ze in sprints van twee weken, waarin de digitale partner laat zien waar ze staan en of dit past bij de wensen en behoeften. Ook teammanagers sluiten regelmatig aan bij de ontwikkeling van hun dashboard. Daarmee worden ook zij meegenomen in de ontwikkeling om af te stemmen of dit voldoende inzicht geeft of dat er nog andere wensen zijn.
- Vergeet niet dat na het opleveren van de data collega’s nog steeds hulp nodig hebben bij het interpreten van de data. Dit blijkt vaak een moeilijkheid te zijn en iemand in de organisatie moet wel ondersteuning aan collega’s kunnen bieden. Op dit moment biedt Vrieling deze ondersteuning bij de NGF, maar per 1 februari 2023 start een datascientist om deze taak over te nemen.
Kleinere sportbonden en een samenwerking met digitale partners
Vrieling geeft aan dat het ook voor kleinere bonden interessant kan zijn om een samenwerking te starten met een digitale partner. Om schaalvoordelen te behalen kunnen sportbonden met elkaar aansluiten bij een digitale partner. Als je mogelijk geïnteresseerd bent in een digitale partner kies dan wel voor een partner die al kennis van zaken heeft in het sportdomein. Vrieling spreekt uit ervaring dat digitale partners zich verkijken op de tijd die nodig is om kennis te krijgen van het sportdomein. ‘Het is goed om de externe partij te doorgronden en te analyseren om de juiste keuze te maken. Want wat er anders gebeurt is dat je ziet: deze is tachtig euro per uur en deze is vijftig euro per uur, laten we maar voor die van vijftig euro per uur gaan. Terwijl je in-the-end bij tachtig euro per uur misschien tien uur nodig hebt om aan de slag te kunnen en bij die andere heb je vijftig uur nodig om aan de slag te kunnen. Dan ben je dus duurder uit’.
Niet iedere bond heeft een Erik Vrieling, hoe wordt een samenwerking toch goed benut?
Iemand moet de externe partner kunnen aansturen, invloed houden op het proces en verstand van zaken hebben om controle op het geleverde te doen. Zonder IT-kennis in huis kan je de digitale partner vragen om die positie in te nemen, zodat die fungeert als ‘projectmanager’. Alhoewel deze situatie niet ideaal is. Er moet genoeg vertrouwen zijn, want die manager heeft een eigenbelang. Ook inhuur is volgens Vrieling niet ideaal. Dit zijn mensen die na een periode weggaan en dan ben je al je kennis kwijt.
Het meest wenselijk is om een rol in te richten of iemand verantwoordelijk te maken voor de interne IT-processen en de afstemming met leveranciers. Vrieling benadrukt daarin dat deze verantwoordelijkheid geen parttimejob is. Wees je daarvan bewust wanneer je iemand in de organisatie deze rol toebedeelt. Alhoewel de stap kleiner kan zijn dan je je voorstelt zolang je bereid bent om tijd te investeren. In een eerder artikel is de aanpak van de Squashbond beschreven. Daar hebben een aantal medewerkers (eigen) tijd geïnvesteerd in het onder de knie krijgen van bijvoorbeeld PowerBI en zijn ontzettend blij met wat ze daardoor kunnen met data. Een wereld van verschil.
De huidige ervaring van de NGF willen zij graag delen. Dit kan andere bonden met soortgelijke ambities en plannen veel tijd besparen. Vrieling is altijd bereid om andere bonden te helpen om dit soort zaken op te zetten. Hij ziet grote waarde in de samenwerking van bonden en benadrukt het nut om met elkaar te praten over de aanpak.
Heb jij naar aanleiding van dit artikel vragen? Mail naar romee.vanessen@nocnsf.nl.