Hoe de KNLTB data en analyse onderdeel heeft gemaakt van de dagelijkse gang van zaken
12 mei 2022
Strategische keuzes maken op basis van data om van daaruit actie te ondernemen en impact te maken. Robert Jan Schumacher, directeur dienstverlening KNLTB, neemt ons mee in hun verhaal.
Meer doen met data
"De transitie in de samenleving heeft een effect op de sport", vertelt Schumacher. "Verenigingen lopen tegen veranderingen aan en daarmee ook de bond. Vroeger gebruikte de KNLTB vooral onderbuikgevoel om hierop in te spelen: 'wij zijn de bond en we weten hoe we dit moeten aanpakken’. Met de mogelijkheden van nu is handelen op onderbuikgevoel onvoldoende."
"De rol van data werd geïntroduceerd om dit onderbuikgevoel te bevestigen. Waarbij data het onderbuikgevoel ook specificeerde en inzicht gaf over de onderliggende oorzaak. Data is daarom belangrijk om het probleem te specificeren, waardoor een gerichte strategie kan volgen."
Data is belangrijk om het probleem te specificeren, waardoor een gerichte strategie kan volgen
Robert-Jan Schumacher, directeur dienstverlening tennisbond KNLTB
Als voorbeeld van een constatering van de KNLTB: 'we doen het slecht bij de jeugd, maar wát gaat slecht bij de jeugd?'. "Data heeft inzichtelijk gemaakt dat de instroom van de jeugd op orde is, daarentegen was de uitstroom gigantisch. Met name in de eerste drie jaar. Daarnaast werd inzichtelijk dat de jeugd ondervertegenwoordigd is in wedstrijddeelname. De groep jeugd ging wel naar tennisles, alleen werd hier geen gevolg aan gegeven."
"Data heeft ons geleerd dat deelname aan wedstrijden een belangrijke factor is om de lengte van het lidmaatschap te verlengen. Daarom zijn we proposities gaan ontwikkelen om de jongste jeugd meteen in het wedstrijdaanbod te betrekken."
Concrete stappen
Meer doen met data vraagt om een aanpak waarin data en analyse onderdeel wordt van de dagelijkse gang van zaken. De KNLTB heeft concrete stappen ondernomen om te komen tot een meer data gedreven organisatie. Schumacher geeft aan dat dit niet eenvoudig is: "Iedere bond heeft onwijs veel data, maar het is een opgave om dit juist de organiseren."
- De KNLTB heeft gedefinieerd welke inzichten voor het management en directie noodzakelijk zijn om beleid op te baseren. Daarbij is gekeken welke data aanwezig was en welke dashboards hieruit opgezet konden worden.
- Daarbij is de rol van data geborgd in de organisatie. Door er ruimte, tijd en middelen voor vrij te maken. Iemand die verantwoordelijk is voor het beleid in de organisatie moet de rol van data borgen. “Iedere bond, klein of groot, moet hiertoe in staat zijn, al is het maar 0,1 of 0,2 fte”.
- Daaruit volgend heeft de KNLTB het Team Data opgericht. Vanuit de bestaande organisatie zijn mensen uit verschillende afdelingen verantwoordelijk gemaakt voor het thema data. Aan hen is de opdracht meegegeven om binnen iedere afdeling op cruciale punten de behoefte te inventariseren en deze vervolgens te koppelen aan bestaande data. Met één advies: klein en pragmatisch resultaat opleveren.
- Het begint klein en pragmatisch. “Zet hele kleine stapjes op het allerhoogste niveau, wat heb ik nodig om mijn beleid en strategie op te toetsen? En ga daarna pas verder de detaillering en de diepte in”. Het advies van Robert Jan is om klein te beginnen en te kijken of met kleine inzichten grote stappen gezet kunnen worden. De start hiervan is het inzichtelijk maken van basale inzichten.
- De KISS-data is volgens Robert Jan een goed begin om deze inzichten te verkrijgen. Het geeft basale data per regio en bonden kunnen zich met andere bonden vergelijken. “Ik zou iedere bond willen uitdagen om nog meer gebruik te maken van KISS dan ze nu doen”.
- Ook eigen data geeft relevante inzichten. “Elke bond heeft op een zeker niveau grip op zijn ledencijfers, en dan heb je misschien nog niet de leden in- en uitstroom of de segmentering, maar zelfs met de basisinformatie gecombineerd met de KISS-data kun je echt al veel”. Daar voegt hij aan toe dat er vanuit NOC*NSF veel relevante dataproducten zijn, zoals de lokale sportdeelname index.
- Daarnaast is de organisatie gaan sturen op data gedreven werken, zodat integraal de waarde van data wordt erkend. Het uitgangspunt is het onderbouwen van voorstellen met data en het benoemen van gewenste effecten. Ook daarin speelt het Datateam een grote rol. Dit team is bij de KNLTB verantwoordelijk voor het opvoeden van de organisatie op het gebied van data. Een voorbeeld aanpak is de maandelijkse inloop lunch bij dit team, waar zij gedurende de lunch een dashboard presenteerde uit één van de aandachtsgebieden.
Deze aanpak heeft van de KNLTB een meer data gedreven organisatie gemaakt, waarbij Schumacher aangeeft dat de KNLTB nog niet alles voor elkaar heeft. De organisatie staat op het gebied van data nog voor nieuwe eigen uitdagingen. Eén voorbeeld is het vergroten van de kennis en kunde van alle werknemers om data juist te interpreteren. Bij het aangaan van deze uitdagingen benadrukt hij het grote voordeel van samenwerking tussen bonden: "Iedere bond is bezig met data, we moeten van elkaar leren."
