In het programma Digitalisering Topsport is eind 2019 de pilotfase met Smartabase afgerond. Samen met de pilotbonden KNSB, Nevobo, JBN en de KNZB is Smartabase als Athlete Management Systeem uitgebreid geëvalueerd. Er kan geconstateerd worden dat er een hoge mate van vertrouwen is in Smartabase als Athlete Management Systeem en dat het wordt gezien als een vooruitgang t.o.v. de voorgaande werkwijze.
Er zijn echter ook uitdagingen. Het volwassenheidsniveau op een aantal essentiële gebieden zoals interpretatie van data, privacy, security en datamanagement blijkt over de gehele linie laag. Gezamenlijk zullen we de handen ineen moeten slaan om deze uitdagingen aan te gaan.
Op basis van de positieve uitkomst van de evaluatie is een GO gegeven op de verdere uitrol van Smartabase waarmee een start kan worden gemaakt met de implementatie!
Contract Fusion Sport
De GO was tegelijkertijd het startsignaal om met Fusion Sport, leverancier Smartabase, rond de tafel te gaan voor de contractonderhandelingen. Dit heeft geresulteerd in een 5-jarige overeenkomst met Fusion Sport waarbij vanuit beide partijen is uitgesproken te willen gaan bouwen aan een structurele samenwerking voor de toekomst.
Fusion Sport gaat daarmee ook het reeds geopende kantoor op Papendal verder uitbreiden.
Intakegesprekken voor deelname aan Smartabase
Na de evaluatie en contractonderhandelingen zijn intakegesprekken opgestart met een groot aantal Bonden. Deze intakegesprekken worden gevoerd om de prioriteiten vast te kunnen stellen voor de uitrol van Smartabase.
De wensen en behoeften, de grootte van de bond en de wens om per wanneer te starten bepalen grotendeels de planning voor de komende jaren.
Voorbereiding implementatie
Voordat bonden deelnemen aan Smartabase krijgen zij eerst een aftrap in de vorm van een kick-off en een training in het gebruiken van het systeem. De voordelen van het gebruiken van komen daarin terug, maar ook wat we van ieders rol verwachten om van Smartabase een succes te maken.
Met alle maatregelen die genomen zijn omtrent het Coronavirus moeten we creatief zijn in hoe we de kick-offs en trainingen gaan geven. Gelukkig hebben we een aantal digitale middelen tot onze beschikking die we in kunnen zetten om het online vorm te geven.
De komende periode zal ook weer tijd worden besteed aan de verdere ontwikkeling van Smartabase. We willen daarbij de modules S&C, Medisch, Voeding, dashboards e.a. verder optimaliseren.
Data opslag (pilot met KNZB)
Bij verschillende bonden is de wens geuit om hun data (historische data en ruwe databronnen) op een beveiligde plek op te kunnen slaan. Om die reden draait er momenteel een pilot met de KNZB om te kijken hoe we zo’n data opslag het beste kunnen inrichten. Het betreft een dataplatform dat NOC*NSF faciliteert en waar de bonden uiteindelijk, als blijkt dat de pilot succesvol is, gebruik van kunnen maken.
Vanuit het dataplatform moet het richting de toekomst ook mogelijk zijn om data inzichtelijk te maken via Smartabase (voor coaches en experts).
Ook met betrekking tot privacy worden stappen gezet
Op basis van de pilot-evaluatie hebben we de afgelopen periode gewerkt aan een update van de toestemming- en privacyverklaring. De toestemmingsverklaring gebruikt tijdens de pilot fase is aangepast naar een toestemmingshandeling. Dit houdt in dat in de toestemmingsverklaring een handeling wordt afgesproken met de atleet, bij akkoord zal die handeling in het vervolg als toestemming worden beschouwd.
In de privacyverklaring hebben we met name de categorieën van persoonsgegevens verder uitgebreid, de doeleinden voor het gebruik van Smartabase verder uitgewerkt en de grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens aangepast.
De komende maanden focussen we ons op twee belangrijke onderwerpen: minderjarigen toestemming en medische richtlijnen. We werken momenteel aan het automatiseren van de toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger van een minderjarige in Smartabase (middels het CRM).
Daarnaast houden we met de implementatie van ‘medisch’ rekening met de Uitwerking Richtlijnen Medisch Handelen in de Topsport. Bij de start van deelname aan Smartabase wordt uitgelegd aan de technisch directeuren hoe om te gaan met privacy en hoe de bond hierover te informeren.
Online training Privacy
Wat jullie waarschijnlijk niet is ontgaan, is dat wij tevens een online training hebben ontwikkeld voor gebruikers van Smartabase: ‘Privacy in de topsport’. Wij raden álle gebruikers van Smartabase aan om de online training te voltooien, het zorgvuldig omgaan met privacygevoelige gegevens geldt immers voor iedereen die binnen de sport actief is.
