Sport en Privacy, pak het vernieuwde handboek er eens bij!

Op 25 mei 2018 trad de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. Niet te missen en veel organisaties waren er goed op voorbereid. Privacy beleid lag klaar, Privacy Officers en functionarissen werden aangesteld en natuurlijk was iedereen benieuwd hoe de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zich zou gaan opstellen.

Hoe is het daar nu mee? We zijn inmiddels een paar jaar verder en hebben al wat privacy gerelateerde cases in de sport voorbij zien komen. Voor dit artikel spreken we met Marleen Wielemaker, Privacy Officer van NOC*NSF.

Marleen, we zijn met elkaar in contact gekomen toen we hoorden over het Handboek Sport en Privacy. Wil je daar alvast wat meer over vertellen?

Ja dat klopt. Vorig jaar is een volledig up-to-date Handboek Sport en Privacy gepubliceerd. De eerste versie stamde uit 2017, net voor de inwerkingtreding van de AVG. Sindsdien zijn er nieuwe richtlijnen bij gekomen en we kennen inmiddels een aantal cases waarvan we geleerd hebben hoe richtlijnen geïnterpreteerd moeten worden. Tijd voor een nieuwe versie dus.

Voor het interview heb ik het bekeken en het valt op dat het er best praktisch uitziet.

Gelukkig maar! Dat was ook de bedoeling. Het handboek is opgedeeld in twee delen. Deel één bevat een laagdrempelige uitleg van de AVG met voorbeelden vanuit de sport. Het tweede deel bevat uitleg over losse onderdelen die gaan over verwerkingen die vaker binnen de sport plaatsvinden. Denk aan het delen van gegevens, ledenadministratie, talent en topsport of het organiseren van wedstrijden.

Als je bijvoorbeeld wil weten hoe het eigenlijk zit met grondslagen of een nieuwsbrief met een aanbieding van je sponsor, dan kun je dat vinden in het handboek en heb je er meteen sport gerelateerde voorbeelden bij.

Belangrijk om te vertellen: het handboek is géén juridisch advies. Het is wél een goed hulpmiddel om je gezonde verstand aan het werk te zetten. We hebben uitgelegd met welke gedachtegang je tot bepaalde keuzes komt. Op die manier kun je in jouw situatie ook goed nagaan wat je jezelf moet afvragen.

Heb ik dan ook nog een jurist nodig?

Privacy gaat vooral over zorgvuldige overwegingen en daar helpt het handboek bij. Het kan zeker zijn dat je daarna nog vragen hebt. Bespreek die met je eigen jurist of een AVG expert buiten de organisatie. Controleer ook of je verzekeraar hulp biedt. Bonden die via DAS verzekerd zijn kunnen bijvoorbeeld terecht bij de Juridisch Adviesdesk DAS voor de Sport waar je gratis je vraag kunt stellen.

Of ze stellen hun vragen aan jou?

We krijgen wel eens vragen, maar wel veel minder dan ik zou verwachten. Af en toe een vraag over privacy of over AMS (het Athlete Management Systeem van Topsport). Dat kan betekenen dat het overal al goed op orde is, of dat het een beetje weggezakt is. Meer vragen zouden denk ik geen kwaad kunnen.

Als we vragen krijgen kunnen we bonden of verenigingen helpen met voorbeelden, templates of door ze met elkaar in contact brengen. Bonden krijgen vaak te maken met vergelijkbare vragen. Als blijkt dat juridisch advies nodig is moeten we je wel altijd doorverwijzen naar je eigen jurist.

Marleen, van bonden horen we regelmatig dat ze extra voorzichtig zijn geworden. Wil je daar nog iets over vertellen?

Privacy is eerst en vooral ethisch verantwoord ondernemen. We werken als sport met gegevens van veel Nederlanders. Dat moeten we altijd veilig en verantwoord doen. Dat we ons houden aan privacyrichtlijnen is dus goed. Het is denk ik niet nodig om dat uit angst voor de AP te doen en té voorzichtig te zijn. Je hebt als bond ook een rol te vervullen waarvoor je met data moet kunnen werken.

Dat bonden voorzichtig zijn is natuurlijk begrijpelijk. Onze Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens volgt soms een iets andere koers dan elders in Europa. Het is wel belangrijk om te beseffen dat het hier vooral gaat over het gebruik van gegevens voor commerciële doeleinden.

De AP meent dat een zuiver commercieel belang of een belang met winstmaximalisatie geen gerechtvaardigd belang kan zijn, en er dus toestemming vereist is. Toestemming als uitgangspunt nemen voor commerciële activiteiten is dus vooralsnog veiliger. Voor alle andere activiteiten op gebied van bijvoorbeeld sportontwikkeling of topsport, staat het gerechtvaardigd belang eigenlijk niet ter discussie. Het is daarbij wel belangrijk dat je aan de drie voorwaarden voor deze verwerkingsgrondslag voldoet. Meteen een goed voorbeeld om op te zoeken! Wat die drie voorwaarden zijn wordt duidelijk uitgelegd in het Handboek Sport & Privacy – bladzijde 21 en verder.

Dus té voorzichtig is niet nodig?

Als sport kiezen we denk ik terecht de veilige kant. Tegelijkertijd is het ook goed voor de sport als we onze commerciële partners waarde kunnen bieden in ruil voor hun bijdragen. Daar hebben we meteen een kans om te laten zien dat we op een open en eerlijke manier zakendoen. Dat is fijn voor onze leden, én voor onze partners. Om te zorgen dat je een waardevolle database opbouwt kun je bijvoorbeeld meer aandacht besteden aan het optimaliseren van de processen waarin je om toestemming vraagt.  De kwaliteit van je opt-ins is waarschijnlijk veel waardevoller dan de kwantiteit.

Lees hier het Handboek Sport & Privacy. Heb je daarna nog vragen, stel ze gerust via privacy@nocnsf.nl.