Utrecht Atletiek: “Onze verenigingsmanager brengt continuïteit en verbinding”

Vrijwilligers met volle agenda’s. Een club die blijft groeien. En een organisatie die steeds complexer wordt. Utrecht Atletiek vond de oplossing al tien jaar geleden: een verenigingsmanager. Sindsdien is Karola Mulder de stabiele factor in een dynamische club. Samen met voorzitter Jaap van der Sijs laat ze zien waarom deze rol onmisbaar is en wat andere verenigingen daarvan kunnen leren.

Utrecht Atletiek is een grote, diverse vereniging met bijna 1.500 leden, verspreid over drie locaties in de stad. “We bieden atletiek op alle niveaus en voor alle leeftijden,” vertelt Karola Mulder, sinds twaalf jaar verenigingsmanager. “Van jonge kinderen tot studenten en van masters tot ouderen in het Derde Helft-programma (een programma met activiteiten voor 55-plussers). Iedereen moet zich thuis voelen.”

Die diversiteit aan leden vraagt om structuur, overzicht en verbinding. Zeker sinds begin 2025, toen Utrecht Atletiek ontstond uit een fusie tussen de twee clubs U-Track en Phoenix. “We werken nu met één bestuur en één commissiestructuur,” zegt Van der Sijs. “Dat is sterker, maar ook complexer. De rol van verenigingsmanager is daarin cruciaal.”

Constante factor in dynamische club

Mulder is inmiddels niet meer weg te denken uit de vereniging. Ze ondersteunt het bestuur, regelt accommodatiezaken, overlegt met de gemeente, helpt bij subsidieaanvragen en begeleidt vrijwilligers bij nieuwe initiatieven. “Ik ben eigenlijk overal een beetje bij betrokken,” zegt ze. “Ik probeer zoveel mogelijk signalen op te pikken door te luisteren, verbind mensen en zorg dat dingen niet stilvallen als er iemand vertrekt uit het bestuur of commissies.”

Juist dat laatste is voor Van der Sijs essentieel: “Vrijwilligers hebben vaak beperkte tijd. Karola zorgt voor continuïteit, aanspreekbaarheid en vertrouwen. Ze neemt praktische zorgen uit handen en helpt mensen in hun rol te groeien.”

Niet hiërarchisch, wel verbindend

Hoewel Mulder een betaalde kracht is, voelt ze zich geen buitenstaander. “Je moet weten wat er speelt en vertrouwen opbouwen. Pas dan kun je goed aanvoelen wat nodig is.” Als er ergens iets moeizaam verloopt, probeert ze het op te lossen of het bespreekbaar te maken. “Ik wil niet alleen dingen regelen, maar ook signalen vroeg opvangen. Vaak gaat het dan juist niet om de grote dingen, maar om wat er onder de oppervlakte speelt.”

De aansturing van Karola komt vanuit het bestuur, maar het voelt eerder als een samenwerking gebaseerd op vertrouwen. Van der Sijs. “Uiteindelijk draait het bij ons om korte lijnen en snel schakelen. We bellen vaak even. Karola weet dan wat er moet gebeuren en pakt het gewoon op. We hebben geprobeerd het werk te formaliseren met lijstjes en planningen, maar dat past niet bij haar of bij mij.” 

Op het veld én achter de schermen

Een verenigingsmanager is er niet alleen op papier, maar juist ook op het veld en in de kantine. Mulder is een bekend gezicht bij wedstrijden, in vergaderingen en in de nieuwsbrief. “Als mensen je kennen, weten ze je te vinden. Dat maakt het makkelijker om dingen voor elkaar te krijgen.”

Die zichtbaarheid maakt haar automatisch het aanspreekpunt: laagdrempelig, betrokken en aanspreekbaar voor iedereen binnen de club. Tegelijkertijd kan dit ook een valkuil zijn. Doordat je zichtbaar bent, kun je ook gezien worden als manusje-van-alles. Een aandachtspunt is het behouden van de balans tussen coördinerend en uitvoerend werk. 

Niet alleen voor één club

Mulder werkt niet alleen voor Utrecht Atletiek, maar ook voor andere clubs. Dat maakt het mogelijk om de functie parttime in te vullen en toch een stevige basis te bieden. “Voor kleinere clubs zonder budget voor een volledige aanstelling is dat een goed model,” zegt ze. “Samenwerking loont echt.”  

Ook het werkgeverschap is professioneel geregeld. Mulder is in dienst via een payrollconstructie bij Sportservice Nederland, met aparte contracten per vereniging. “Voor ons betekent dat minder gedoe,” zegt Van der Sijs. “De kosten zijn verwerkt in de begroting en daar is eigenlijk nooit discussie over. Het levert gewoon veel op. En door deze constructie is er meer tijd voor goed overleg en inhoudelijke aansturing vanuit de club.” De kosten voor Mulder haar inzet 24 uur per week liggen tussen de €3.000 à €3.500 per maand. Bovendien is ze aangesloten bij de cao Sportverenigingen via Sportkader Nederland, wat zorgt voor duidelijkheid en zekerheid voor beide partijen.

Strategische meerwaarde 

De toegevoegde waarde zit niet alleen in praktische zaken. Ook op strategisch niveau heeft Mulder impact. Ze verbindt mensen van verschillende organisaties, ziet kansen en helpt initiatieven verder. Zo bracht ze onlangs verschillende partijen bij elkaar voor een succesvolle subsidieaanvraag rond talentontwikkeling. En tijdens het fusieproces was zij degene die overzicht hield en ervoor zorgde dat alles op elkaar aansloot.

De inzet van een verenigingsmanager smaakt naar meer. “We denken ook aan het aanstellen van jeugdcoördinatoren, een hoofdtrainer of iemand voor de ledenadministratie,” zegt Van der Sijs. “Niet om vrijwilligers te vervangen, maar om hen beter te ondersteunen. We willen de organisatie stabieler en toekomstbestendiger maken.”

Ook op de baan ziet Mulder mogelijkheden om te professionaliseren. “Kinderen moeten op een vergelijkbare manier training krijgen, ongeacht de groep. Daarvoor is afstemming nodig, net als iemand die ouders aanspreekt, vragen opvangt en structuur biedt. Sommige taken kun je prima met vrijwilligers invullen, andere moet je gewoon professioneel regelen.”

Geen luxe, maar fundament

Wat als Karola er niet meer zou zijn? “Dan zouden we direct op zoek moeten naar iemand anders,” zegt Van der Sijs. “Vrijwilligers zijn enorm waardevol, maar je kunt van hen niet dezelfde structurele aanwezigheid en verantwoordelijkheid verwachten. Karola brengt expertise, overzicht én commitment. Ze ziet wat er speelt voordat het knelt, en onderneemt actie. Dat kun je niet van iemand vragen die dit als vrijwilliger naast een fulltimebaan doet. Haar rol is inmiddels zo verweven met de organisatie, dat haar wegvallen direct voelbaar zou zijn.”

Mulder is inmiddels veel meer dan een regelaar. Ze is het geheugen van de club, de stille kracht op de achtergrond én het gezicht dat mensen vertrouwen. “Zonder haar zouden we niet alleen taken missen,” zegt Van der Sijs. “We zouden overzicht, ervaring en rust verliezen. En dat maakt het verschil.” 

Belangrijke leerpunten uit de praktijk

• Zorg voor zichtbaarheid en vertrouwen. Een verenigingsmanager moet benaderbaar zijn, zich laten zien en bouwen aan relaties binnen de club. Vertrouwen en korte lijnen zijn daarbij belangrijker dan een strak takenpakket.
• Denk flexibel over de invulling. Het hoeft geen fulltimefunctie te zijn. De rol kan ook parttime worden ingevuld of gedeeld met andere verenigingen, wat het betaalbaar en haalbaar maakt – ook voor kleinere clubs.
• Regel het werkgeverschap professioneel. Een payrollconstructie of samenwerking met een externe partij voorkomt administratieve rompslomp en zorgt voor zekerheid aan beide kanten.
• Laat de manager mensen in hun kracht zetten. De meerwaarde zit in het ontlasten van bestuur en vrijwilligers, niet in het overnemen.