Ondanks gesloten deuren alsnog vrijwilligers geworven voor een nieuw bestuur

De sportwereld maakt bizarre tijden mee door corona. Gelukkig ontstaan er vanuit het hele land tal van geweldige initiatieven om in beweging te blijven en ideeën om sportverenigingen levendig te houden. Vandaag spreken we Romee Hoogendijk, vrijwilliger bij voetbalvereniging VVZA in Amersfoort, en Jorrit Smit, procesbegeleider in de sport. Zij zijn de afgelopen maanden druk bezig geweest met het samenstellen van een nieuw bestuur voor VVZA. Het resultaat? Ondanks de lastige tijden hebben zij 24 nieuwe vrijwilligers gevonden!

“Een nieuw bestuur vinden is überhaupt al lastig", vertelt Hoogendijk, "laat staan in coronatijd." VVZA stond daardoor in het begin van dit jaar voor twee uitdagingen: het opvullen van maar liefst zes bestuursfuncties én dit moeten doen in tijden van corona.

Alle plannen overboord

"In eerste instantie waren we van plan om twee avonden in de clubkantine in te richten”, begint Smit, die de vereniging hielp bij het werven van nieuwe bestuursleden. Hoogendijk vult aan: "We wilden iets in de trant van een veiling opzetten in de hoop dat dat veel leden zou enthousiasmeren om langs te komen. Op diezelfde avond konden we hen dan in groepen de te verdelen taken van de bestuursfuncties voorleggen en in gesprek gaan over wie welke bijdrage hierin zou kunnen leveren."

Vanwege corona kon deze eerste opzet niet meer worden doorgevoerd en gingen de plannen die er lagen overboord. "We werden gedwongen om naar nieuwe mogelijkheden te zoeken en kwamen al snel uit op het persoonlijk benaderen van leden én hun ouders. Afspreken in groepen was niet meer mogelijk - dus het moest wel op individuele basis." Samen met collega-vrijwilliger Edwin van Burgsteden heeft Hoogendijk de telefoon gepakt en zijn ze gaan bellen. “Een flinke klus, maar het was het zeker waard."

Opgeknipte functies

Maar iemand zomaar bellen en enthousiasmeren om een bestuursfunctie in zijn eentje in te vullen is lastig gebleken. "Bestuursfuncties nemen werk met zich mee. Dat moet je combineren met je werk en/of gezin. De meeste mensen willen dit niet.” aldus Hoogendijk. Een hoge drempel dus, om je voor een langere tijd op zo’n manier aan een vereniging te binden.

Daarom werd een andere constructie bedacht, om die drempels zoveel mogelijk weg te nemen: "In plaats van de verantwoording bij één persoon neer te leggen hebben we de taken opgeknipt, zodat we commissies konden vormen en op deze manier invulling konden geven aan één van de bestuursrollen. Welke verantwoording bij wie zou komen te liggen hebben we van tevoren opengelaten. En zo zijn we begonnen met bellen: we hebben een flink aantal mensen gevraagd of ze iets voor de club wilden betekenen en op welke manier en met welk takenpakket ze dat dan ook daadwerkelijk zouden doen."

Niet alleen de bekende namen

We vragen Hoogendijk waar ze in hun ledenbestand zijn begonnen met de belronde. Ze vertelt: "Wanneer je gaat bellen neig je er al snel toe om in de bekende namen te duiken. Maar dat zijn vaak de mensen die al wat doen voor de club. Om een nieuwe doelgroep te bereiken hebben we bijvoorbeeld de jeugdtrainers om de contactgegevens gevraagd van alle ouders. Je spreekt ouders die zelf niet actief zijn binnen de club nou eenmaal minder vaak, maar dat betekent niet dat ze niets bij willen dragen."

Vanuit zijn rol als procesbegeleider is Smit vaker betrokken bij de vorming van een nieuw bestuur. We vragen hem of hij deze aanpak vaker ziet bij verenigingen. "Het gebeurt tot nu toe mondjesmaat, maar het is in principe niet nieuw. Functies opknippen binnen het bestuur heeft voordelen: je hebt meer vrijwilligers voor wie het stuk voor stuk minder tijd vergt en je bestuur is minder kwetsbaar. Maar het heeft ook een nadeel: je moet met meerdere mensen een samenwerking tot stand zien te brengen. Bij VVZA zag je gelukkig al snel positieve gevolgen: zo heeft de voorzitter, die in eerste instantie zou stoppen, nu gezegd dat hij nog graag een jaar wil blijven omdat hij het zo leuk vindt om met zoveel nieuwe mensen aan de gang te gaan."

Geluk bij een ongeluk

Was het vinden van een nieuw bestuur ook gelukt als ze hun leden niet persoonlijk hadden benaderd? Hoogendijk twijfelt: "Corona was een uitdaging, maar aan de andere kant: we hebben nu wel alle openstaande bestuurstaken ingevuld met maar liefst 24 commissieleden. Ik vraag me af of het op een andere manier ook zo goed zou zijn gegaan. Het zou in eerste instantie al best lastig zijn geweest om mensen naar de vereniging te krijgen voor een clubavond - zoals we in eerste instantie zouden doen. Je weet van tevoren niet wie er komen en meestal blijkt dit toch de harde kern te zijn - en zij doen vaak al iets voor de club.

Daarnaast heb je op een clubavond misschien te maken met duikgedrag. Wanneer je aan een grote groep vraagt wie graag vrijwilligerswerk wil doen is de kans aanwezig dat iedereen de andere kant op kijkt. Nu we mensen persoonlijk hebben benaderd hebben we gehoord waar iedereen tegenaan liep en konden we hier een oplossing voor verzinnen.” Hoogendijk vult nog aan: "Als je eventuele dilemma’s bespreekbaar maakt, merk je al snel dat er echt heel veel mensen zijn die graag willen helpen."