Hoofdstuk 8.2 Taken van de penningmeester
De wet geeft het bestuur van de vereniging enkele specifieke taken mee.
Wettelijke penningmeestertaken
Onderstaande taken dienen wettelijk gezien (mede) door de penningmeester te worden uitgevoerd:
- erop toezien dat de algemene ledenvergadering tijdig bijeengeroepen wordt;
- het mede opstellen van de begroting;
- zorg dragen voor de financiële stukken (jaarrekening, balans en begroting) die tijdens de algemene ledenvergadering worden gepresenteerd;
- het voeren van een deugdelijke administratie van inkomsten en uitgaven (een taak die wettelijk gezien op het gehele bestuur rust, maar vaak aan de penningmeester wordt toebedeeld);
- het vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten toe, samen met de overige bestuursleden;
- het besturen van de vereniging.
Onderling kan door het bestuur worden bepaald welke specifieke bestuurstaken door de penningmeester worden uitgevoerd. Veelal zijn dit financiële taken.
Algemene penningmeestertaken
In het algemeen heeft de penningmeester vaak de volgende taken binnen een vereniging:
- beheren van de geldmiddelen van de vereniging (kasbeheer en giraal geld);
- regelen van alle bankzaken;
- overige bestuursleden op de hoogte houden van de financiële stand van zaken van de vereniging;
- zorgdragen voor de financiële gezondheid van de vereniging door het opstellen van een financieel meerjarenplan;
- innen van contributie van de leden;
- fondsenwerving;
- verantwoordelijk voor betaling van de inkomende facturen;
- verantwoordelijk voor de betaling van alle gemeentelijke lasten, leges en andere kosten;
- beheren van de financiën van de commissies binnen de vereniging;
- afsluiten van verzekeringen;
- samen met de voorzitter opmaken van de begroting en jaarrekening;
- toezien op het voeren van een deugdelijke administratie;
- verantwoordelijk voor het aanvragen van subsidies.
Dit is geen limitatieve opsomming, bij elke vereniging verschilt de invulling van penningmeester. In een kleine vereniging zal een penningmeester vaak meer taken op zich nemen, dan bij een grote vereniging die meer commissies en werkgroepen heeft.
Taak van de penningmeester tijdens de algemene ledenvergadering
Wettelijk gezien moet een vereniging minimaal eenmaal per jaar, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, een Algemene Vergadering (ALV) uitschrijven.
In artikel 2:38 BW is bepaald dat de penningmeester van het bestuur ook optreedt als penningmeester van de algemene ledenvergadering, tenzij de statuten anders bepalen. Tijdens de ALVzal het dus veelal de penningmeester zijn die een toelichting kan geven op de financiële stukken.