Hoofdstuk 7.2 Taken van de secretaris
De wet geeft het bestuur van de vereniging enkele specifieke taken mee.
Wettelijke secretaristaken
Onderstaande taken dienen wettelijk gezien (mede) door de secretaris te worden uitgevoerd:
- erop toezien dat de algemene ledenvergadering tijdig bijeengeroepen wordt;
- zorg dragen voor de notulen en verslaglegging van bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering;
- het voeren van een deugdelijke administratie (een taak die wettelijk gezien op het gehele bestuur rust, maar vaak aan de secretaris wordt toebedeeld);
- het vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten toe, samen met de overige bestuursleden;
- het besturen van de vereniging.
Onderling kan door het bestuur worden bepaald welke specifieke bestuurstaken door de secretaris worden uitgevoerd. Veelal zijn dit administratieve taken.
Algemene secretaristaken
In het algemeen heeft de secretaris vaak de volgende taken binnen een vereniging:
- beheren van de agenda en termijnen bewaken;
- inschrijving bij de Kamer van Koophandel beheren;
- overige bestuursleden op de hoogte houden van alle administratieve ontwikkelingen binnen de vereniging;
- beheren van de ledenadministratie van de vereniging;
- samen met de voorzitter opmaken van het jaarverslag en de jaarrekeningen;
- beheren van de administratie en correspondentie van de vereniging;
- toezien op de naleving van wet- en regelgeving (waaronder de AVG);
- toezien op het voeren van een deugdelijke administratie;
- voeren van communicatie met (aspirant)leden, ballotagecommissie voorzitten;
- optreden als informatieverstrekker binnen de vereniging;
- signaleren van en voldoen aan gemeentelijke, provinciale en overheidsverplichtingen.
Dit is geen limitatieve opsomming, bij elke vereniging verschilt de invulling van secretaris. In een kleine vereniging zal een secretaris vaak meer taken op zich nemen, dan bij een grote vereniging die meer commissies en werkgroepen heeft.
Taak van de secretaris tijdens de algemene ledenvergadering
Wettelijk gezien moet een vereniging minimaal eenmaal per jaar, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, een algemene ledenvergadering (ALV) uitschrijven. Het is de taak van de secretaris om ervoor te waken dat dit gebeurt.
In artikel 2:38 BW is bepaald dat de secretaris van het bestuur ook optreedt als secretaris van de algemene ledenvergadering, tenzij de statuten anders bepalen. De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging tijdens de ALV. Verder ondersteunt hij/zij de voorzitter bij het correct, tijdig en op de juiste wijze nemen en vastleggen van alle noodzakelijke besluiten. Als tijdens een ALV mondeling wordt gestemd, is het de taak van de voorzitter om de stemmen te tellen en de taak van de secretaris om in de notulen vast te leggen hoe de stemming is verlopen. Als er dan op een later moment een meningsverschil over de besluitvorming ontstaat, kunnen de notulen bewijs leveren. Het is dus noodzaak om altijd notulen op te stellen en te bewaren.
Ledenadministratie
De secretaris zorgt in de regel voor een deugdelijke ledenadministratie binnen de sportvereniging. In een ledenadministratie worden gegevens van alle leden opgenomen. Dit zijn uiteraard persoonsgegevens zoals naam, adres, geslacht en de geboortedatum en bankgegevens voor contributiebetaling. Daarnaast kunnen de gegevens nog informatie bevatten over de taken van het lid binnen de vereniging, een lidmaatschap van een overkoepelende bond en de indeling in een bepaalde klasse van de sport.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Van belang is dat alle gegevens die worden vastgelegd, een gelegitimeerd doel dienen. Daarnaast dient ieder lid ervan op de hoogte te zijn welke gegevens met welk doel zijn vastgelegd. Met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in 2018 zijn er duidelijke Europese regels ingevoerd omtrent persoonsgegevens. Het handboek Sport en Privacy gaat verder in op de AVG en wat deze verordening betekent voor sportverenigingen.